بالنسبة إلى مستخدم يعمل في مؤسسة ، هناك عدد من رسائل البريد الإلكتروني التي تتم صياغتها واستلامها على مدار اليوم. تحمل رسائل البريد الإلكتروني هذه البيانات الأكثر أهمية والتي يجب استخراجها لأغراض رسمية. لذلك ، يجب حفظه في مجلد شخصي يتيح سهولة الوصول إلى البيانات في حالة ضعف الإمداد بالإنترنت أو عندما يكون اتصال الخادم بطيئًا. وبالتالي ، من المهم تصدير صندوق البريد من Office 365 إلى ملف PST ، بحيث يمكن استخدام البيانات للنسخ الاحتياطي في حالة حدوث أي خطأ في المستقبل. يمكن القيام بذلك إما باستخدام الطريقة اليدوية أو الطريقة الآلية. في هذه المدونة ، سأصف الطرق الثلاثة لتصدير علبة بريد Office 365 إلى PST باستخدام أداة تصدير eDiscovery وأوامر PowerShell وأداة تصدير Office 365.
3 طرق لتصدير صندوق البريد من Office 365 إلى PST بسرعة
في الطريقة اليدوية ، تقدم طريقتين لتصدير رسائل البريد الإلكتروني من Office 365 في ملف PST باستخدام أداة تصدير eDiscovery وطريقة PowerShell.
يتطلب منك الأسلوب التلقائي تنزيل أداة النسخ الاحتياطي لـ Office 365 ، والتي تتيح لك بسهولة تنزيل النسخة الاحتياطية من رسائل البريد الإلكتروني من Office 365 بتنسيق PST وتنسيقات أخرى. انقر فوق الزر أدناه لتنزيل العرض التوضيحي المجاني للبرنامج.
الطريقة الأولى: تصدير PST من Office 365 عبر طريقة eDiscovery
الخطوة 1. أولاً وقبل كل شيء ، قم بتسجيل الدخول إلى مركز مسؤولي Exchange باستخدام بيانات اعتماد حساب Office 365.
الخطوة 2. ثم حدد الأذونات >> أدوار المسؤول >> إدارة الاكتشاف >> تصدير استيراد صندوق البريد وانقر فوق حفظ.
الخطوة الثالثة. بعد ذلك ، حدد إدارة الامتثال وانقر فوق eDiscovery & Hold >> جديد (+).
الخطوة 4. ضمن معالج eDiscovery & Hold ، أدخل الاسم والوصف وانقر فوق التالي.
الخطوة 5. الآن لتصدير PST من Office 365 ، اختر خيار Mailboxes المطلوب.
الخطوة 6. ضمن معالج استعلام البحث ، حدد عوامل التصفية المطلوبة وانقر فوق الزر “التالي”.
الخطوة 7. من إعدادات التعليق الموضعي ، اذكر عدد أيام حفظ عناصر البيانات ، قبل حذفها من الخادم.
الخطوة 8. ثم انقر فوق “إنهاء” لتصدير رسائل البريد الإلكتروني من Office 365 إلى ملف PST.
الخطوة 9. بعد ذلك ، يتم سرد جميع عمليات البحث التي تم إنشاؤها. بعد ذلك ، انقر على معاينة نتائج البحث.
الخطوة 10. بعد ذلك ، انقر فوق “تنزيل” لتصدير ملفات PST إلى كمبيوتر سطح المكتب.
الخطوة 11. الآن ، قم بتشغيل تحذير الأمان عند ظهور مربع الحوار.
الخطوة 12. من مربع الحوار eDiscovery PST Export Tool ، حدد الموقع المطلوب الذي سيتم فيه حفظ ملف PST المُصدَّر.
الخطوة 13. بعد ذلك ، انقر فوق “ابدأ” لبدء العملية ، أي لتصدير صندوق بريد Office 365 إلى PST.
الخطوة 14. الآن ، أدخل بيانات اعتماد حساب Office 365 وانقر فوق موافق.
الخطوة 15. بعد إتمام العملية بنجاح ، انقر فوق الزر “إغلاق”.
محددات
- نظرًا لخطواتها الطويلة ، يفشل المستخدمون الساذجون في اعتماد هذه الطريقة.
- يستغرق مزيدًا من الوقت ، حيث يتعين على المستخدم تنفيذ جميع الخطوات.
- لا تسمح هذه الطريقة بخيار تصدير انتقائي لعناصر البيانات.
- يجب أن يكون قويًا من الناحية الفنية لتصدير ملفات PST من حساب Office 365.
الطريقة الثانية: تصدير صندوق البريد من Office 365 إلى PST عبر طريقة PowerShell
الخطوة 1: إنشاء اتصال باستخدام خادم MS Exchange باستخدام Powershell
> لبدء عملية تصدير PST من Office 365 ، قم بتشغيل الأمر أدناه في
“$UserCredential = Get-Credential”
> في هذا ، أدخل بيانات اعتماد حساب Office 365 بما في ذلك اسم المستخدم وكلمة المرور المذكورين ضمن معالج طلب بيانات اعتماد Windows PowerShell
> الآن ، قم بتشغيل الأمر المذكور أدناه
“$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection”
> بعد ذلك ، قم بتشغيل الأمر التالي ،
“Import-PSSession $Session”
الخطوة 2: امنح حق الوصول إلى صندوق البريد للتصدير عبر Powershell
> سيوفر هذا المثال mail@domain.com وصولاً كاملاً إلى صندوق بريد new-email@domain.com:
“Add-MailboxPermission – User email@domain.com -Identity new-email@domain.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All”.
الخطوة 3: افتح MS Outlook لحساب جديد
> الآن ، تحتاج إلى فتح Outlook كـ new-email@domain.com والتأكد من أن email@domain.com متاح في علبة البريد في الجزء الأيمن. في بعض الأحيان ، يستغرق الإذن ثوانٍ أو حتى دقائق ليتم تطبيقه.
الخطوة 4: تحقق من إعدادات التكوين
> الآن ، تحقق مما إذا كان Outlook جاهزًا للتهيئة لتنزيل جميع رسائل البريد الإلكتروني في غضون فترة زمنية محدودة.
> انقر فوق قائمة ملف وحدد صفحة المعلومات >> إعدادات الحساب.
> ثم انقر فوق إعدادات الحساب مرة أخرى وحدد الحساب.
> انقر فوق الزر تغيير وتأكد من تمكين خيار استخدام وضع Exchange المخزن مؤقتًا.
الخطوة 5: تصدير صندوق البريد إلى PST عبر معالج الاستيراد / التصدير
> تشغيل معالج الاستيراد / التصدير لتصدير email@domain.com إلى ملف PST. لذلك ، انقر فوق قائمة ملف >> فتح وتصدير >> خيار الاستيراد / التصدير.
> حدد تصدير إلى ملف من خيارات القائمة المحددة وانقر فوق التالي.
> بعد ذلك ، حدد خيار ملف بيانات Outlook (.pst) وانقر فوق التالي.
> حدد email@domain.com من القائمة المحددة وانقر فوق التالي. تأكد من تمكين خانة الاختيار تضمين المجلدات الفرعية.
> أذكر اسمًا جديدًا للملف وموقع تخزين لتخزين ملف PST ، على سبيل المثال ، c: \ tmp \ outlook-archive- email@domain.com -20160209.pst.
> من قسم الخيار ، حدد خيار عدم تصدير عناصر مكررة أو استبدال العناصر المكررة بالعناصر التي تم تصديرها وانقر فوق “إنهاء” لتصدير صندوق البريد من Office 365 إلى PST.
> الآن ، أدخل كلمة المرور لملف PST إذا لزم الأمر وإلا اتركه فارغًا إذا كانت السياسة تسمح بذلك وانقر فوق “موافق”.
> سيظل MS Outlook معطلاً حتى تتم عملية التصدير. وبالتالي ، انتظر حتى يمنحك التحكم للوصول إلى الملف.
الخطوة السادسة: التأكد من اكتمال عملية التصدير
> للتحقق من اكتمال عملية تصدير صندوق بريد Office 365 ، تحقق من حجم صندوق البريد على الخادم وقارنه بحجم ملف PST المُصدَّر. للقيام بالمثل ، اتبع الخطوات التالية ،
> أولاً ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق صندوق البريد من الجزء الأيمن وحدد خيارات خصائص ملف البيانات.
> اذهب إلى علامة التبويب عام وانقر على زر حجم المجلد.
> الآن ، حدد علامة تبويب بيانات الخادم ولاحظ القيمة المذكورة على أنها الحجم الإجمالي.
> أخيرًا ، تحقق من خصائص ملف PST المُصدَّر. تأكد من أن حجم هذا الملف يمكن مقارنته بقيمة الحجم الإجمالي التي ذكرها Outlook.
الخطوة 7: عند اكتمال عملية تصدير Office 365
> بعد تصدير صندوق بريد Office 365 بنجاح إلى PST ، يجب عليك إزالة جميع الأذونات التي تم منحها في البداية من خلال Powershell. قم بتشغيل الأمر أدناه للقيام بنفس الشيء ،
“Remove-MailboxPermission -User new-email@domain.com -Identity email@domain.com -AccessRights FullAccess”
الخطوة 8: الخروج من جلسة PowerShell
> أخيرًا ، يجب إغلاق جلسة Powershell بعد إزالة الأذونات. اتبع الأمر أدناه لتنفيذه ،
“Remove-PSSession $Session”
الطريقة الثالثة: جرب الطريقة البديلة لتصدير علبة البريد من Office 365 إلى PST
يمكن للمستخدم تصدير PST من حساب Office 365 بشكل فعال باستخدام الطرق اليدوية المذكورة أعلاه بوضوح. على الرغم من أن الطريقة اليدوية خالية من التكلفة ، إلا أنها لا توفر حلاً كاملاً لتصدير علبة بريد Office 365 إلى ملف PST. تتضمن بعض النتائج المرتبطة بالطرق اليدوية فقدان البيانات وتلف الملفات. عدم الاتساق في ملف PST الذي تم تصديره ، وما إلى ذلك. لحل كل هذه العيوب ، يوصى باستخدام أداة تصدير صندوق بريد Office 365.
هذه الأداة غنية بالعديد من الميزات التي توفر واجهة سهلة لجميع مستخدميها. يسمح بتصدير علب بريد Office 365 إلى تنسيقات ملفات متعددة مثل PST و EML و MSG.
خطوات تصدير علب البريد من Office 365 إلى PST هي:
الخطوة 1: تسجيل الدخول باستخدام حساب مسؤول / مستخدم Office 365
الخطوة 2: حدد صندوق بريد للتصدير كملف PST
الخطوة 3: اختر PST كخيارات حفظ
الخطوة 5: انقر فوق النسخ الاحتياطي لبدء العملية
هذه هي الطريقة التي يمكنك بها تصدير PST إلى Office 365.
استنتاج
يمكن للمرء بسهولة تصدير صندوق البريد من Office 365 إلى PST إما باستخدام الطريقة اليدوية أو الطريقة التلقائية. على الرغم من أن الطريقة اليدوية خالية من التكلفة ، إلا أنها توفر ميزات محدودة لا يمكن الاعتماد عليها كثيرًا. أيضًا ، يمكن أن يؤدي استخدام الطريقة اليدوية إلى العديد من العيوب المذكورة أعلاه. وبالتالي ، يُنصح بتنزيل أداة الطرف الثالث وتثبيتها. إنها أداة احترافية مطلوبة بشدة في السوق. إنها أداة فعالة لتصدير صندوق بريد Office 365 إلى PST وتنسيقي ملفات آخرين. علاوة على ذلك ، هذه الأداة متوافقة أيضًا مع أحدث إصدار من نظام التشغيل Windows بما في ذلك Windows 10.