PST es el formato de archivo más favorable de MS Outlook que se usa para almacenar correos electrónicos junto con archivos adjuntos como calendarios, diarios, etc. Pero aún así los usuarios se encuentran con una situación en la que deben convertir PST a formato PDF. Porque PDF es uno de los formatos de archivo más utilizados y cómodos para almacenar datos o archivos. El formato PDF permite a sus usuarios compartir y acceder a los datos de forma fácil y segura. Los archivos PDF se pueden proteger con contraseñas para restringir el acceso. Los correos electrónicos de Outlook se vuelven inaccesibles si los usuarios no tienen Outlook en sus sistemas.
Los archivos PDF se mueven fácilmente. Los archivos PST no se pueden mover tan fácilmente. Siempre se recomienda almacenar todo el correo electrónico en un solo lugar. Por lo tanto, puede acceder a ellos rápidamente cuando sea necesario. Pero cuando guarda todo el correo electrónico o la información en un lugar, se vuelve difícil administrarlos cuando los formatos de archivo son diferentes. Y, por lo tanto, necesita exportar el correo electrónico PST a PDF. Comencemos por comprender la razón para exportar PST a PDF.
¿Por qué necesitamos convertir archivos PST a PDF?
Existen numerosas razones debido a la necesidad de convertir el correo electrónico PST de Outlook a formato PDF. Algunas de las razones se dan a continuación: –
* Los usuarios no pueden acceder a los archivos PST sin Outlook.
* Los archivos PDF son portátiles por naturaleza y pueden mover fácilmente los datos, mientras que el archivo PST no puede hacer lo mismo.
* Los archivos PDF no dependen de la plataforma y se puede acceder a ellos, pero los archivos PST dependen de la plataforma.
* Puede cifrar archivos PDF para proteger sus datos.
* Otros productos de Microsoft Office le brindan una función para guardar los datos del archivo en un archivo PDF, pero en Outlook no puede guardar datos en formato PDF.
Enfoque automatizado para convertir PST a PDF
El enfoque automatizado significa utilizar soluciones profesionales, es decir, herramientas comerciales o automatizadas. Una de esas utilidades es Advik PST to PDF Converter, que convierte correos electrónicos PST a PDF sin consumir tiempo ni esfuerzo adicionales. Solo necesita agregarle el archivo PST y automáticamente creará todos los correos electrónicos de Outlook como archivos PDF. Y esta herramienta no le cuesta mucho y este software es compatible con todas las versiones de Windows y las versiones de Outlook.
Los pasos para convertir PST a PDF son;
Paso 1. Ejecute Advik PST to PDF Converter en su sistema.
Paso 2. Agregue un archivo PST o seleccione una cuenta de Outlook configurada.
Paso 3. Seleccione la carpeta del buzón que desea convertir.
Paso 4. Seleccione PDF como opción de guardado.
Paso 5. Haga clic en el botón Convertir.
Trucos manuales para convertir el correo electrónico PST de Outlook en PDF:
Como discutimos anteriormente, Outlook no le permite guardar sus datos como PDF. Y debe convertir el formato de archivo PST de Outlook a PDF. Aquí se analizan a continuación los dos mejores métodos más sencillos para exportar PST a PDF:
Método 1: con Adobe Acrobat Pro DC:-
Adobe Acrobat es la mejor aplicación para exportar correo electrónico de Microsoft Outlook como PDF. Pero debe pagar una cantidad alta para usarlo. Si puede pagar el Acrobat, entonces sirve como un complemento para Outlook que luego se usa para guardar correos electrónicos en formato PDF. Al hacerlo, obtiene algunas opciones adicionales para obtener el PDF.
Siga los pasos enumerados a continuación para convertir PST con la pestaña Adobe PDF en Outlook:-
1. Vea Outlook y toque la pestaña Adobe PDF en la cinta.
2. Elija los correos electrónicos necesarios para convertir.
3. Pulse en Mensajes seleccionados en la pestaña Adobe PDF.
4. Elija Crear un nuevo PDF en el menú desplegable que se muestra.
5. Se mostrará una nueva pestaña para guardar
6. Elija la ubicación para guardar y proporcione un nombre para el archivo PDF, luego toque el botón Guardar.
También puede guardar los nuevos correos electrónicos en archivos PDF creados previamente eligiendo «Agregar a PDF existente» en el menú desplegable que se muestra. También le permite configurar el archivo automático, que guarda automáticamente un correo electrónico en formato PDF cada vez que se crea un nuevo correo electrónico. De esta manera el proceso se vuelve mucho más fácil y automático de realizar. Después de esto, puede acceder fácilmente a los archivos de correo electrónico de Outlook en forma de PDF.
Pero si no puede pagar Adobe Acrobat Pro DC, no se preocupe, tenemos otro método para convertir PST a formato PDF.
Método 2. Con Microsoft Print to PDF:-
Si usa Windows y trabaja en Outlook 2016 o versiones posteriores. Luego puede convertir correos electrónicos PST a PDF con Microsoft Print to PDF Option. Todo lo que necesita hacer es activar Microsoft Print to PDF y luego convertir Outlook PST Email como PDF.
1. Siga estos pasos cuidadosamente para convertir PST a PDF con MS Print To PDF:
2. Vaya a Outlook, elija los correos electrónicos en el archivo PST necesarios para convertir.
3. Presione en la pestaña Archivo de la cinta y haga clic en el botón Imprimir.
4. Elija Impresora y presione Microsoft Print to PDF en el menú desplegable.
5. Ahora, presiona el botón Imprimir.
6. En la pestaña para guardar, ingrese la ubicación para guardar y el nombre del archivo.
7. Luego presione el botón Guardar.
8. El archivo se guardará en la ubicación definida.
Conclusión
Aquí discutimos varias formas que ayudarán en la conversión de PST a PDF con soluciones manuales y automatizadas. Puede optar por el método manual si es un usuario técnico. De lo contrario, puede optar por una solución automatizada.