Para un usuario que trabaja en una organización, hay varios correos electrónicos que se redactan y reciben a lo largo del día. Estos correos electrónicos contienen los datos más importantes que deben extraerse con fines oficiales. Por lo tanto, debe guardarse en una carpeta personal que permita un fácil acceso a los datos en caso de un suministro deficiente de Internet o cuando la conectividad del servidor es lenta. Por lo tanto, es importante exportar el buzón de correo de Office 365 a un archivo PST, de modo que los datos se puedan usar para realizar copias de seguridad si se produce algún error en el futuro. Esto se puede hacer utilizando el método manual o el método automático. En este blog, voy a describir los 3 métodos para exportar el buzón de Office 365 a PST usando la herramienta de exportación eDiscovery, los comandos de PowerShell y la herramienta de exportación de Office 365.
Tres formas de exportar el buzón de correo de Office 365 a PST rápidamente
En el método manual, ofrece dos enfoques para exportar correos electrónicos desde Office 365 en un archivo PST mediante el uso de la herramienta de exportación eDiscovery y el método PowerShell.
El enfoque automático requiere que descargue la herramienta de copia de seguridad de Office 365, que le permite descargar fácilmente la copia de seguridad de los correos electrónicos de Office 365 en PST y otros formatos. Haga clic en el botón de abajo para descargar la demostración gratuita del Advik Office 365 Backup software.
Método 1: Exportar PST desde Office 365 a través del método eDiscovery
Paso 1. En primer lugar, inicie sesión en el Centro de administración de Exchange con las credenciales de la cuenta de Office 365.
Paso 2. A continuación, seleccione Permisos >> Funciones de administrador >> Gestión de descubrimiento >> Importación y exportación de buzón y haga clic en Guardar.
Paso 3. Luego, seleccione Administración de cumplimiento y haga clic en eDiscovery en el lugar y mantenga presionado >> Nuevo (+).
Paso 4. En el asistente de exhibición de documentos electrónicos y retención local, ingrese el nombre y la descripción y haga clic en Siguiente.
Paso 5. Ahora para exportar PST desde Office 365, elija la opción de Buzones de correo deseada.
Paso 6. En el asistente de consultas de búsqueda, seleccione los filtros necesarios y haga clic en el botón Siguiente.
Paso 7. En Configuración de conservación local, mencione la cantidad de días que se conservarán los elementos de datos antes de eliminarlos del servidor.
Paso 8. Luego, haga clic en Finalizar para exportar los correos electrónicos de Office 365 al archivo PST.
Paso 9. Después de eso, se enumeran todas las búsquedas generadas. Luego, haz clic en Vista previa de los resultados de la búsqueda.
Paso 10. Después de eso, haga clic en Descargar para exportar los archivos PST a la PC de escritorio.
Paso 11. Ahora, ejecute la advertencia de seguridad cuando aparezca el cuadro de diálogo.
Paso 12. En el cuadro de diálogo Herramienta de exportación de eDiscovery PST, seleccione la ubicación deseada en la que se guardará el archivo PST exportado.
Paso 13. Luego, haga clic en Iniciar para comenzar el proceso, es decir, para exportar el buzón de Office 365 a PST.
Paso 14. Ahora, ingrese las credenciales de la cuenta de Office 365 y haga clic en Aceptar.
Paso 15. Después de completar con éxito el proceso, haga clic en el botón Cerrar.
Limitaciones
- Debido a sus largos pasos, los usuarios ingenuos no adoptan este método.
- Toma más tiempo, ya que todos los pasos deben ser realizados por el usuario.
- Este método no permite una opción de exportación selectiva para los elementos de datos.
- Debe ser técnicamente sólido para exportar archivos PST desde la cuenta de Office 365.
Método 2: Exportar el buzón de Office 365 a PST a través del método PowerShell
Paso 1: establezca la conexión con MS Exchange Server con Powershell
> Para comenzar el proceso de exportación de PST desde Office 365, ejecute el siguiente comando en PowerShell,
“$UserCredential = Get-Credential”
> En esto, ingrese las credenciales de la cuenta de Office 365, incluido el nombre de usuario y la contraseña, que se menciona en el asistente de solicitud de credenciales de Windows PowerShell
> Ahora, ejecute el comando mencionado a continuación
“$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection”
> Después de eso, ejecute el siguiente comando,
“Import-PSSession $Session”
Paso 2: Otorgue derecho de acceso al buzón para exportar a través de Powershell
> Este ejemplo proporcionará a email@domain.com acceso completo al buzón new-email@domain.com:
“Add-MailboxPermission – User email@domain.com -Identity new-email@domain.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All”.
Paso 3: abra MS Outlook para una nueva cuenta
> Ahora, debe abrir Outlook como new-email@domain.com y asegurarse de que email@domain.com esté disponible en el buzón en el panel izquierdo. A veces, el permiso tarda segundos o incluso minutos en aplicarse.
Paso 4: compruebe los ajustes de configuración
> Ahora, verifique si Outlook está listo para configurarse para descargar todos los correos electrónicos dentro del tiempo limitado.
> Haga clic en el menú Archivo y seleccione la página Información >> Configuración de la cuenta.
> Luego, haga clic en Configuración de la cuenta nuevamente y seleccione la cuenta.
> Haga clic en el botón de cambio y asegúrese de que la opción Usar modo de intercambio en caché esté habilitada.
Paso 5: exportar el buzón a PST mediante el asistente de importación / exportación
> Inicie el asistente de importación / exportación para exportar email@domain.com a un archivo PST. Para eso, haga clic en el menú Archivo >> Abrir y exportar >> opción Importar / Exportar.
> Seleccione Exportar a un archivo de las opciones de la lista dada y haga clic en Siguiente.
> Después de eso, seleccione la opción Archivo de datos de Outlook (.pst) y haga clic en Siguiente.
> Seleccione email@domain.com de la lista dada y haga clic en Siguiente. Asegúrese de que la casilla de verificación Incluir subcarpetas esté habilitada.
> Mencione un nuevo nombre para el archivo y una ubicación de almacenamiento para almacenar el archivo PST, es decir, c: \ tmp \ outlook-archive- email@domain.com -20160209.pst.
> En la sección Opción, seleccione la opción No exportar elementos duplicados o Reemplazar duplicados con elementos exportados y haga clic en Finalizar para exportar el buzón de correo de Office 365 a PST.
> Ahora, ingrese la contraseña para el archivo PST si es necesario; de lo contrario, déjela en blanco si la política lo permite y haga clic en Aceptar.
> MS Outlook permanecerá inoperativo hasta que se esté procesando la exportación. Por lo tanto, espere hasta que le dé el control para acceder al archivo.
Paso 6: asegúrese de que se complete el proceso de exportación
> Para verificar que el proceso de exportación del buzón de Office 365 se haya completado, verifique el tamaño del buzón en el servidor y compárelo con el tamaño del archivo PST exportado. Para hacer lo mismo, siga los pasos a continuación,
> En primer lugar, haga clic con el botón derecho en el buzón en el panel derecho y seleccione las opciones de Propiedades del archivo de datos.
> Vaya a la pestaña General y haga clic en el botón Tamaño de carpeta.
> Ahora, seleccione la pestaña Datos del servidor y observe el valor mencionado como Tamaño total.
> Finalmente, verifique las propiedades del archivo PST exportado. Asegúrese de que el tamaño de este archivo sea comparable al valor de Tamaño total que menciona Outlook.
Paso 7: cuando se completa el proceso de exportación de Office 365
> Después de exportar con éxito el buzón de Office 365 a PST, debe eliminar todos los permisos que se otorgaron inicialmente a través de Powershell. Ejecute el siguiente comando para hacer lo mismo,
“Remove-MailboxPermission -User new-email@domain.com -Identity email@domain.com -AccessRights FullAccess”
Paso 8: Salir de la sesión de PowerShell
> Finalmente, la sesión de Powershell debe cerrarse después de que se eliminen los permisos. Siga el siguiente comando para ejecutar el mismo,
“Remove-PSSession $Session”
Método 3: pruebe un método alternativo para exportar el buzón de correo de Office 365 a PST
Un usuario puede exportar PST desde la cuenta de Office 365 de manera efectiva utilizando los métodos manuales que se mencionan claramente anteriormente. Aunque el método manual es gratuito, no proporciona una solución completa para exportar el buzón de Office 365 a un archivo PST. Algunas de las consecuencias asociadas con los métodos manuales incluyen la pérdida de datos y la corrupción de archivos. Inconsistencia en el archivo PST exportado, etc. Para resolver todos estos inconvenientes, se recomienda utilizar la herramienta de exportación de buzones de Office 365.
Esta herramienta está enriquecida con múltiples funciones que proporcionan una interfaz fácil para todos sus usuarios. Permite exportar buzones de correo de Office 365 a múltiples formatos de archivo como PST, EML, MSG.
Los pasos para exportar buzones de correo de Office 365 a PST son:
Paso 1: Inicie sesión con la cuenta de administrador / usuario de Office 365
Paso 2: seleccione el buzón para exportar como PST
Paso 3: elija PST como opciones de guardado
Paso 4: haga clic en Copia de seguridad para comenzar el proceso
Hecho así es como puede exportar PST a Office 365.
Conclusión
Se puede exportar fácilmente el buzón de correo de Office 365 a PST mediante el método manual o el método automático. Aunque el método manual es gratuito, ofrece funciones limitadas que no son muy fiables. Además, el uso del método manual puede dar lugar a varios inconvenientes que se mencionaron anteriormente. Por lo tanto, se recomienda descargar e instalar la herramienta de terceros. Es una herramienta profesional muy exigente en el mercado. Es una herramienta eficaz para exportar el buzón de Office 365 a PST y otros 2 formatos de archivo. Además, esta herramienta también es compatible con la última versión del sistema operativo Windows, incluido Windows 10.