Für einen Benutzer, der in einer Organisation arbeitet, gibt es eine Reihe von E-Mails, die im Laufe des Tages erstellt und empfangen werden. Diese E-Mails enthalten die wichtigsten Daten, die für offizielle Zwecke extrahiert werden müssen. Daher muss es in einem persönlichen Ordner gespeichert werden, der einen einfachen Zugriff auf die Daten bei schlechter Internetversorgung oder bei langsamer Serververbindung ermöglicht. Daher ist es wichtig, das Postfach aus Office 365 in eine PST-Datei zu exportieren, damit die Daten bei zukünftigen Fehlern zur Sicherung verwendet werden können. Dies kann entweder manuell oder automatisiert erfolgen. In diesem Blog beschreibe ich die 3 Methoden zum Exportieren von Office 365-Postfächern in PST mithilfe des eDiscovery-Exporttools, der PowerShell-Befehle und des Office 365-Exporttools.

3 Möglichkeiten zum schnellen Exportieren von Postfächern aus Office 365 in PST

Bei der manuellen Methode bietet es zwei Ansätze zum Exportieren von E-Mails aus Office 365 in eine PST-Datei: die Verwendung des eDiscovery-Exporttools und der PowerShell-Methode.

Der automatische Ansatz erfordert, dass Sie das Office 365-Backup-Tool herunterladen, mit dem Sie das Backup von Office 365-E-Mails in PST und anderen Formaten einfach herunterladen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche unten, um die kostenlose Demo der Software herunterzuladen.

Methode 1: PST aus Office 365 über die eDiscovery-Methode exportieren

Schritt 1. Melden Sie sich zunächst mit den Anmeldeinformationen des Office 365-Kontos beim Exchange Admin Center an.
Schritt 2. Wählen Sie dann Berechtigungen >> Admin-Rollen >> Ermittlungsverwaltung >> Postfach-Import-Export aus und klicken Sie auf Speichern.
Schritt 3. Wählen Sie dann Compliance-Management und klicken Sie auf Direkte eDiscovery & halten >> Neu(+).
Schritt 4. Geben Sie unter In-Place-eDiscovery & Hold-Assistent den Namen und die Beschreibung ein und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 5. Um nun PST aus Office 365 zu exportieren, wählen Sie die gewünschte Postfachoption.
Schritt 6. Wählen Sie im Suchabfrageassistenten die erforderlichen Filter aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter.
Schritt 7. Geben Sie in den In-Situ-Speichereinstellungen die Anzahl der Tage an, die die Datenelemente aufbewahrt werden sollen, bevor sie vom Server gelöscht werden.
Schritt 8. Klicken Sie dann auf Fertig stellen, um Office 365-E-Mails in eine PST-Datei zu exportieren.
Schritt 9. Danach werden alle generierten Suchen aufgelistet. Klicken Sie dann auf Vorschau der Suchergebnisse.
Schritt 10. Klicken Sie anschließend auf Herunterladen, um die PST-Dateien auf den Desktop-PC zu exportieren.
Schritt 11. Führen Sie nun die Sicherheitswarnung aus, wenn das Dialogfeld angezeigt wird.
Schritt 12. Wählen Sie im Dialogfeld des eDiscovery PST-Exporttools den gewünschten Speicherort für die exportierte PST-Datei aus.
Schritt 13. Klicken Sie dann auf Start, um den Vorgang zu starten, d. h. um das Office 365-Postfach in PST zu exportieren.
Schritt 14. Geben Sie nun die Anmeldeinformationen des Office 365-Kontos ein und klicken Sie auf OK.
Schritt 15. Klicken Sie nach erfolgreichem Abschluss des Vorgangs auf die Schaltfläche Schließen.

Einschränkungen

• Aufgrund der langwierigen Schritte wenden naive Benutzer diese Methode nicht an.
• Braucht mehr Zeit, da alle Schritte vom Benutzer ausgeführt werden müssen.
• Diese Methode lässt keine selektive Exportoption für die Datenelemente zu.
• Muss technisch stark sein, um PST-Dateien aus dem Office 365-Konto zu exportieren.

Methode 2: Postfach aus Office 365 per PowerShell-Methode in PST exportieren

Schritt 1: Herstellen einer Verbindung mit MS Exchange Server mit Powershell

> Um mit dem Exportieren von PST aus Office 365 zu beginnen, führen Sie den folgenden Befehl in PowerShell aus:

“$UserCredential = Get-Credential”

> Geben Sie darin die Anmeldeinformationen des Office 365-Kontos einschließlich Benutzername und Kennwort ein, die unter Windows PowerShell-Assistent für die Anforderung von Anmeldeinformationen erwähnt werden

> Führen Sie nun den unten genannten Befehl aus
“$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection”

> Führen Sie danach den folgenden Befehl aus,
“Import-PSSession $Session”

Schritt 2: Zugriffsrecht auf Postfach zum Exportieren über Powershell gewähren

> Dieses Beispiel bietet email@domain.com vollen Zugriff auf das Postfach new-email@domain.com:

“Add-MailboxPermission – User email@domain.com -Identity new-email@domain.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All”.

Schritt 3: MS Outlook für ein neues Konto öffnen

> Jetzt müssen Sie Outlook als new-email@domain.com öffnen und sicherstellen, dass email@domain.com im Postfach im linken Bereich verfügbar ist. Manchmal dauert es Sekunden oder sogar Minuten, bis die Berechtigung angewendet wird.

Schritt 4: Konfigurationseinstellungen prüfen

> Prüfen Sie nun, ob Outlook bereit ist, konfiguriert zu werden, um alle E-Mails innerhalb der begrenzten Zeit herunterzuladen.

>Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie die Infoseite >> Kontoeinstellungen.

> Klicken Sie dann erneut auf Kontoeinstellungen und wählen Sie das Konto aus.

> Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern und stellen Sie sicher, dass die Option Exchange-Cache-Modus verwenden aktiviert ist.

Schritt 5: Postfach über den Import/Export-Assistenten in PST exportieren

> Starten Sie den Import/Export-Assistenten, um email@domain.com in eine PST-Datei zu exportieren. Klicken Sie dazu auf das Menü Datei>> Öffnen und Exportieren>> Option Importieren/Exportieren.

> Wählen Sie In eine Datei exportieren aus den angegebenen Listenoptionen und klicken Sie auf Weiter.

> Wählen Sie danach die Option Outlook-Datendatei (.pst) und klicken Sie auf Weiter.

> Wählen Sie email@domain.com aus der angegebenen Liste und klicken Sie auf Weiter. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Unterordner einschließen aktiviert ist.

> Geben Sie einen neuen Namen für die Datei und einen Speicherort zum Speichern der PST-Datei an, z. B. c:\tmp\outlook-archive-e-mail@domain.com-20160209.pst.

> Wählen Sie im Abschnitt Option entweder keine doppelten Elemente exportieren oder Duplikate durch exportierte Elemente ersetzen aus und klicken Sie auf Fertig stellen, um das Postfach von Office 365 nach PST zu exportieren.

> Geben Sie nun bei Bedarf das Passwort für die PST-Datei ein. Andernfalls lassen Sie es leer, wenn die Richtlinie dies zulässt, und klicken Sie auf OK.

> MS Outlook bleibt funktionsunfähig, bis der Export ausgeführt wird. Warten Sie daher, bis es die Kontrolle über den Zugriff auf die Datei gibt.

Schritt 6: Stellen Sie sicher, dass der Exportvorgang abgeschlossen ist

> Um zu überprüfen, ob der Exportvorgang für Office 365-Postfächer abgeschlossen ist, überprüfen Sie die Postfachgröße auf dem Server und vergleichen Sie sie mit der Größe der exportierten PST-Datei. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

> Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf das Postfach im rechten Bereich und wählen Sie die Optionen für Datendateieigenschaften.

> Gehen Sie zur Registerkarte Allgemein und klicken Sie auf die Schaltfläche Ordnergröße.

> Wählen Sie nun die Registerkarte Serverdaten und notieren Sie den als Gesamtgröße genannten Wert.

> Überprüfen Sie abschließend die Eigenschaften der exportierten PST-Datei. Stellen Sie sicher, dass die Größe dieser Datei mit dem von Outlook angegebenen Wert für die Gesamtgröße vergleichbar ist.

Schritt 7: Wenn der Office 365-Exportprozess abgeschlossen ist

> Nachdem Sie Office 365-Postfach erfolgreich in PST exportiert haben, müssen Sie alle Berechtigungen entfernen, die ursprünglich über Powershell gewährt wurden. Führen Sie den folgenden Befehl aus, um dasselbe zu tun.

“Remove-MailboxPermission -User new-email@domain.com -Identity email@domain.com -AccessRights FullAccess”

Schritt 8: PowerShell-Sitzung beenden

> Abschließend muss die Powershell-Sitzung beendet werden, nachdem die Berechtigungen entfernt wurden. Folgen Sie dem folgenden Befehl, um dasselbe auszuführen.

“Remove-PSSession $Session”

Methode 3: Alternative Methode zum Exportieren von Postfächern aus Office 365 in PST ausprobieren

Ein Benutzer kann PST effektiv aus dem Office 365-Konto exportieren, indem er die oben klar erwähnten manuellen Methoden verwendet. Obwohl die manuelle Methode kostenlos ist, bietet sie keine vollständige Lösung zum Exportieren von Office 365-Postfächern in eine PST-Datei. Zu den Folgen der manuellen Methoden gehören Datenverlust und Dateibeschädigung. Inkonsistenz in der exportierten PST-Datei usw. Um all diese Nachteile zu beheben, wird empfohlen, das Office 365-Postfachexporttool zu verwenden.

Dieses Tool ist mit mehreren Funktionen angereichert, die allen Benutzern eine einfache Benutzeroberfläche bieten. Es ermöglicht den Export von Office 365-Postfächern in mehrere Dateiformate wie PST, EML, MSG.

Schritte zum Exportieren von Postfächern aus Office 365 in PST sind:

Schritt 1: Anmelden mit dem Office 365-Administrator-/Benutzerkonto
Schritt 2: Postfach zum Exportieren als PST auswählen
Schritt 3: Wählen Sie PST als Speicheroptionen
Schritt 4: Klicken Sie auf Backup, um den Vorgang zu starten

So können Sie PST nach Office 365 exportieren.

Schlussfolgerung

Ein Postfach kann ganz einfach von Office 365 nach PST exportiert werden, entweder mithilfe der manuellen Methode oder der automatisierten Methode. Obwohl die manuelle Methode kostenlos ist, bietet sie begrenzte Funktionen, die nicht sehr zuverlässig sind. Außerdem kann die Verwendung des manuellen Verfahrens zu verschiedenen Nachteilen führen, die oben erwähnt wurden. Daher wird empfohlen, das Drittanbieter-Tool herunterzuladen und zu installieren. Es ist ein professionelles Werkzeug, das auf dem Markt sehr anspruchsvoll ist. Es ist ein effektives Tool zum Exportieren von Office 365-Postfächern in PST und 2 andere Dateiformate. Darüber hinaus ist dieses Tool auch mit der neuesten Version des Windows-Betriebssystems einschließlich Windows 10 kompatibel.