PST ist das günstigste Dateiformat von MS Outlook, das zum Speichern von E-Mails zusammen mit den Anhängen wie Kalendern, Zeitschriften usw. verwendet wird. Dennoch treffen Benutzer auf eine Situation, in der sie PST in das PDF-Format konvertieren müssen. Denn PDF ist eines der am häufigsten verwendeten und bequemsten Dateiformate, um Daten oder Dateien zu speichern. Das PDF-Format ermöglicht es seinen Benutzern, Daten einfach und sicher zu teilen und darauf zuzugreifen. Die PDF-Dateien können mit Passwörtern gesichert werden, um den Zugriff einzuschränken. Auf Outlook-E-Mails kann nicht zugegriffen werden, wenn die Benutzer Outlook nicht in ihren Systemen haben.
PDF-Dateien lassen sich leicht verschieben PST-Dateien können nicht so einfach verschoben werden. Es wird immer empfohlen, die gesamte elektronische Post an einem Ort zu speichern. So können Sie bei Bedarf schnell darauf zugreifen. Aber wenn Sie alle E-Mails oder Informationen an einem Ort speichern, wird es schwierig, sie zu verwalten, wenn die Dateiformate unterschiedlich sind. Und daher müssen Sie PST-E-Mail in PDF exportieren. Beginnen wir damit, den Grund für den Export von PST in PDF zu verstehen.
Warum müssen wir PST in PDF-Dateien konvertieren?
Es gibt zahlreiche Gründe für die Notwendigkeit, Outlook PST-E-Mails in das PDF-Format zu konvertieren. Einige der Gründe sind unten aufgeführt: –
* Benutzer können ohne Outlook nicht auf PST-Dateien zugreifen.
* PDF-Dateien sind von Natur aus portabel und können die Daten leicht verschieben, während die PST-Datei dies nicht kann.
* PDF-Dateien hängen nicht von der Plattform ab und können aufgerufen werden, aber PST-Dateien sind plattformabhängig.
* Sie können PDF-Dateien verschlüsseln, um Ihre Daten zu schützen.
* Andere Microsoft Office-Produkte bieten Ihnen eine Funktion zum Speichern der Dateidaten in einer PDF-Datei, aber in Outlook dürfen Sie keine Daten im PDF-Format speichern.
Automatisierter Ansatz zum Konvertieren von PST in PDF
Der automatisierte Ansatz bedeutet die Verwendung professioneller Lösungen, dh kommerzieller oder automatisierter Tools. Ein solches Dienstprogramm ist Advik PST to PDF Converter, das PST-E-Mails ohne zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand in PDF konvertiert. Sie müssen nur die PST-Datei hinzufügen und es werden automatisch alle Outlook-E-Mails als PDF-Dateien erstellt. Und dieses Tool kostet Sie nicht viel und diese Software ist mit allen Windows-Versionen und Outlook-Versionen kompatibel.
Schritte zum Konvertieren von PST in PDF sind:
Schritt 1. Führen Sie Advik PST to PDF Converter in Ihrem System aus.
Schritt 2. PST-Datei hinzufügen oder Konfiguriertes Outlook-Konto auswählen.
Schritt 3. Wählen Sie den Postfachordner aus, den Sie konvertieren möchten.
Schritt 4. Wählen Sie PDF als Speicheroption.
Schritt 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konvertieren“.
Manuelle Tricks zum Konvertieren von Outlook PST-E-Mails als PDF:
Wie oben besprochen, erlaubt Ihnen Outlook nicht, Ihre Daten als PDF zu speichern. Und Sie müssen das Outlook PST in das PDF-Dateiformat konvertieren. Hier werden die besten zwei einfachsten Methoden besprochen, um PST in PDF zu exportieren:-
Methode 1 – Mit Adobe Acrobat Pro DC:-
Adobe Acrobat ist die beste Anwendung zum Exportieren von Microsoft Outlook-E-Mails als PDF. Aber Sie müssen einen hohen Betrag bezahlen, um es zu benutzen. Wenn Sie sich den Acrobat leisten können, dient er als Plug-in für Outlook, das später zum Speichern von E-Mails im PDF-Format verwendet wird. Dazu erhalten Sie einige zusätzliche Optionen, um das PDF zu erhalten.
Befolgen Sie die unten aufgeführten Schritte, um PST mit der Registerkarte „Adobe PDF“ in Outlook zu konvertieren: –
1. Zeigen Sie Outlook an und tippen Sie im Menüband auf die Registerkarte Adobe PDF.
2. Wählen Sie die zu konvertierenden E-Mails aus.
3. Tippen Sie auf der Registerkarte „Adobe PDF“ auf „Ausgewählte Nachrichten“.
4. Wählen Sie im angezeigten Dropdown-Menü „Neue PDF erstellen“.
5. Eine neue Registerkarte zum Speichern wird angezeigt
6. Wählen Sie den Speicherort und geben Sie der PDF-Datei einen Namen, tippen Sie dann auf die Schaltfläche Speichern.
Sie können die neuen E-Mails auch in zuvor erstellten PDF-Dateien speichern, indem Sie im angezeigten Dropdown-Menü die Option „An vorhandene PDF anhängen“ auswählen. Außerdem können Sie die automatische Archivierung einrichten, die eine E-Mail automatisch im PDF-Format speichert, wenn eine neue E-Mail erstellt wird. Auf diese Weise wird der Prozess viel einfacher und automatischer durchzuführen. Danach können Sie problemlos auf Outlook-E-Mail-Dateien in Form des PDF zugreifen.
Aber wenn Sie sich Adobe Acrobat Pro DC nicht leisten können, dann machen Sie sich keine Sorgen, wir haben eine andere Methode, um PST in das PDF-Format zu konvertieren.
Methode 2. Mit Microsoft Print to PDF:-
Wenn Sie Windows verwenden und mit Outlook 2016 oder späteren Versionen arbeiten. Dann können Sie PST-E-Mails mit der Microsoft Print to PDF Option in PDF konvertieren. Sie müssen lediglich Microsoft Print to PDF aktivieren und dann Outlook PST-E-Mail als PDF konvertieren.
1. Gehen Sie diese Schritte sorgfältig durch, um PST mit MS Print To PDF in PDF zu konvertieren:
2. Gehen Sie zu Outlook, wählen Sie die E-Mails in der PST-Datei aus, die zum Konvertieren erforderlich sind.
3. Drücken Sie im Menüband auf die Registerkarte Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.
4. Wählen Sie Drucker und drücken Sie im Dropdown-Menü auf Microsoft Print to PDF.
5. Drücken Sie nun auf die Schaltfläche Drucken.
6. Geben Sie auf der Registerkarte Speichern den Speicherort und den Dateinamen ein.
7. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern.
8. Die Datei wird am definierten Ort gespeichert.
Schlussfolgerung
Hier haben wir verschiedene Möglichkeiten besprochen, die bei der Konvertierung von PST in PDF mit manuellen sowie automatisierten Lösungen helfen. Sie können sich für die manuelle Methode entscheiden, wenn Sie ein technischer Benutzer sind. Wenn nicht, können Sie sich für eine automatisierte Lösung entscheiden.