Organisaatiossa työskentelevälle käyttäjälle on olemassa useita sähköposteja, jotka laaditaan ja vastaanotetaan pitkin päivää. Nämä sähköpostit sisältävät tärkeimmät tiedot, jotka on poimittava virallista tarkoitusta varten. Siksi se on tallennettava henkilökohtaiseen kansioon, joka mahdollistaa helpon pääsyn tietoihin, jos Internet-yhteys on heikko tai palvelinyhteys on hidas. Tästä syystä on tärkeää viedä postilaatikko Office 365:stä PST-tiedostoon, jotta tietoja voidaan käyttää varmuuskopiointiin, jos tulevaisuudessa tapahtuu virhe. Tämä voidaan tehdä joko manuaalisella menetelmällä tai automaattisella menetelmällä. Tässä blogissa aion kuvata kolme tapaa viedä Office 365 -postilaatikko PST:hen käyttämällä eDiscovery-vientityökalua, PowerShell-komentoja ja Office 365 -vientityökalua.

3 tapaa viedä postilaatikko nopeasti Office 365:stä PST:hen

Manuaalisessa menetelmässä se tarjoaa kaksi tapaa viedä sähköpostit Office 365:stä PST-tiedostoon käyttämällä eDiscovery-vientityökalua ja PowerShell-menetelmää.

Automaattinen lähestymistapa edellyttää Office 365 -varmuuskopiointityökalun lataamista, jonka avulla voit helposti ladata Office 365 -sähköpostien varmuuskopiot PST- ja muissa muodoissa. Lataa ohjelmiston ilmainen demo napsauttamalla alla olevaa painiketta.

Tapa 1: Vie PST Office 365:stä eDiscovery-menetelmällä

Vaihe 1. Kirjaudu ensin Exchange-hallintakeskukseen Office 365 -tilin tunnistetiedoilla.
Vaihe 2. Valitse sitten Käyttöoikeudet >> Järjestelmänvalvojan roolit >> Löytöjen hallinta >> Postilaatikon tuonti ja vienti ja napsauta Tallenna.
Vaihe 3. Valitse sitten Compliance Management ja napsauta paikallaan olevaa eDiscovery-painiketta ja pidä painettuna >> Uusi(+).
Vaihe 4. Kirjoita In-place eDiscovery & Hold -velhoon Nimi ja kuvaus ja napsauta Seuraava.
Vaihe 5. Nyt voit viedä PST:n Office 365:stä valitsemalla haluamasi postilaatikot.
Vaihe 6. Valitse ohjatussa hakukyselytoiminnossa tarvittavat suodattimet ja napsauta Seuraava-painiketta.
Vaihe 7. Mainitse In-Place Hold -asetuksissa, kuinka monta päivää datakohteet on säilytettävä, ennen kuin ne poistetaan palvelimelta.
Vaihe 8. Napsauta sitten Valmis viedäksesi Office 365 -sähköpostit PST-tiedostoon.
Vaihe 9. Sen jälkeen luetellaan kaikki luodut haut. Napsauta sitten Esikatsele hakutuloksia.
Vaihe 10. Napsauta sen jälkeen Lataa viedäksesi PST-tiedostot pöytätietokoneeseen.
Vaihe 11. Suorita nyt suojausvaroitus, kun valintaikkuna tulee näkyviin.
Vaihe 12. Valitse eDiscovery PST Export Tool -valintaikkunasta haluamasi sijainti, johon viety PST-tiedosto tallennetaan.
Vaihe 13. Napsauta sitten Aloita aloittaaksesi prosessin eli viedäksesi Office 365 -postilaatikon PST:hen.
Vaihe 14. Anna nyt Office 365 -tilin kirjautumistiedot ja napsauta OK.
Vaihe 15. Kun prosessi on suoritettu onnistuneesti, napsauta Sulje-painiketta.

Rajoitukset

• Sen pitkien vaiheiden vuoksi naiivit käyttäjät eivät ota tätä menetelmää käyttöön.
• Vee enemmän aikaa, koska käyttäjän on suoritettava kaikki vaiheet.
• Tämä menetelmä ei salli tietokohteiden valikoivaa vientivaihtoehtoa.
• On oltava teknisesti vahva, jotta PST-tiedostoja voi viedä Office 365 -tilistä.

Tapa 2: Vie postilaatikko Office 365:stä PST:hen PowerShell-menetelmällä

Vaihe 1: Muodosta yhteys MS Exchange Serverillä Powershellin avulla

> Aloita PST:n vienti Office 365:stä suorittamalla alla oleva komento PowerShellissä

“$UserCredential = Get-Credential”

> Syötä tähän Office 365 -tilin kirjautumistiedot, mukaan lukien käyttäjänimi ja salasana, jotka mainitaan ohjatussa Windows PowerShell Credential Request -toiminnossa

> Suorita nyt alla mainittu komento
“$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection”

> Suorita sen jälkeen seuraava komento,
“Import-PSSession $Session”

Vaihe 2: Myönnä postilaatikon käyttöoikeus Powershellin kautta viemistä varten

> Tämä esimerkki antaa sähköpostiosoitteelle email@domain.com täyden pääsyn uusi-sähköposti@domain.com-postilaatikkoon:

“Add-MailboxPermission – User email@domain.com -Identity new-email@domain.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All”.

Vaihe 3: Avaa MS Outlook uutta tiliä varten

> Nyt sinun on avattava Outlook nimellä uusi-sähköposti@domain.com ja varmistettava, että sähköposti@domain.com on käytettävissä vasemman ruudun postilaatikossa. Joskus luvan hakeminen kestää sekunteja tai jopa minuutteja.

Vaihe 4: Tarkista määritysasetukset

> Tarkista nyt, onko Outlook valmis määritettäväksi lataamaan kaikki sähköpostit rajoitetun ajan kuluessa.

>Napsauta Tiedosto-valikkoa ja valitse Info-sivu >> Tilin asetukset.

> Napsauta sitten uudelleen Tilin asetukset ja valitse tili.

> Napsauta Muuta-painiketta ja varmista, että Käytä välimuistitilaa -vaihtoehto on käytössä.

Vaihe 5: Vie postilaatikko PST:hen ohjatun tuonti-/vientitoiminnon avulla

> Käynnistä ohjattu tuonti/vientitoiminto viedäksesi email@domain.com PST-tiedostoon. Napsauta tätä varten Tiedosto-valikko>> Avaa ja vie >> Tuo/Vie -vaihtoehto.

> Valitse annetuista luettelovaihtoehdoista Vie tiedostoon ja napsauta Seuraava.

> Valitse sen jälkeen Outlook-datatiedosto (.pst) -vaihtoehto ja napsauta Seuraava.

> Valitse sähköposti@domain.com annetusta luettelosta ja napsauta Seuraava. Varmista, että Sisällytä alikansiot -valintaruutu on käytössä.

> Mainitse tiedostolle uusi nimi ja tallennuspaikka PST-tiedoston tallentamista varten, esim. c:\tmp\outlook-archive- email@domain.com -20160209.pst.

> Valitse Asetukset-osiosta joko Älä vie päällekkäisiä kohteita tai Korvaa kaksoiskappaleet viedyillä kohteilla ja napsauta Valmis viedäksesi postilaatikon Office 365:stä PST:hen.

> Anna nyt PST-tiedoston salasana tarvittaessa. Jätä se tyhjäksi, jos käytäntö sallii sen, ja napsauta OK.

> MS Outlook ei toimi, kunnes vienti on käynnissä. Joten odota, kunnes se antaa hallinnan päästäksesi tiedostoon.

Vaihe 6: Varmista, että vientiprosessi on valmis

> Varmistaaksesi, että Office 365 -postilaatikon vientiprosessi on valmis, tarkista palvelimen postilaatikon koko ja vertaa sitä viedyn PST-tiedoston kokoon. Voit tehdä saman noudattamalla alla olevia ohjeita,

> Napsauta ensin hiiren kakkospainikkeella postilaatikkoa oikeanpuoleisesta ruudusta ja valitse Datatiedoston ominaisuudet.

> Siirry Yleiset-välilehdelle ja napsauta Kansion koko -painiketta.

> Valitse nyt Palvelintiedot-välilehti ja huomioi kokonaiskokona mainittu arvo.

> Tarkista lopuksi viedyn PST-tiedoston ominaisuudet. Varmista, että tämän tiedoston koko on verrattavissa Outlookin mainitsemaan Total Size -arvoon.

Vaihe 7: Kun Office 365 -vientiprosessi on valmis

> Kun olet onnistuneesti vienyt Office 365 -postilaatikon PST:hen, sinun on poistettava kaikki Powershellin kautta alun perin myönnetyt käyttöoikeudet. Suorita alla oleva komento tehdäksesi saman,

“Remove-MailboxPermission -User new-email@domain.com -Identity email@domain.com -AccessRights FullAccess”

Vaihe 8: Poistu PowerShell-istunnosta

> Lopuksi Powershell-istunto on suljettava, kun käyttöoikeudet on poistettu. Suorita sama noudattamalla alla olevaa komentoa,

“Remove-PSSession $Session”

Tapa 3: Kokeile vaihtoehtoista tapaa viedä postilaatikko Office 365:stä PST:hen

Käyttäjä voi viedä PST:n Office 365 -tilistä tehokkaasti käyttämällä yllä selkeästi mainittuja manuaalisia menetelmiä. Vaikka manuaalinen menetelmä on maksuton, se ei tarjoa täydellistä ratkaisua Office 365 -postilaatikon viemiseen PST-tiedostoon. Joitakin manuaalisiin menetelmiin liittyviä seurauksia ovat tietojen häviäminen, tiedostojen korruptio. Epäjohdonmukaisuus viedyssä PST-tiedostossa jne. Kaikkien näiden haittojen ratkaisemiseksi on suositeltavaa käyttää Office 365 -postilaatikon vientityökalua.

Tämä työkalu on rikastettu useilla ominaisuuksilla, jotka tarjoavat helpon käyttöliittymän kaikille käyttäjilleen. Sen avulla voidaan viedä Office 365 -postilaatikoita useisiin tiedostomuotoihin, kuten PST, EML, MSG.

Postilaatikoiden vieminen Office 365:stä PST:hen ovat seuraavat:

Vaihe 1: Kirjaudu sisään Office 365 -järjestelmänvalvoja-/käyttäjätilillä
Vaihe 2: Valitse PST-muodossa vietävä postilaatikko
Vaihe 3: Valitse tallennusvaihtoehdoksi PST
Vaihe 4: Aloita prosessi napsauttamalla Varmuuskopiointi

Näin voit viedä PST:n Office 365:een.

Johtopäätös

Postilaatikon voi helposti viedä Office 365:stä PST:hen joko manuaalisella menetelmällä tai automaattisella menetelmällä. Vaikka manuaalinen menetelmä on maksuton, se tarjoaa rajoitettuja ominaisuuksia, jotka eivät ole kovin luotettavia. Myös manuaalisen menetelmän käyttö voi johtaa erilaisiin edellä mainittuihin haittoihin. Siksi on suositeltavaa ladata ja asentaa kolmannen osapuolen työkalu. Se on ammattikäyttöön tarkoitettu työkalu, joka on markkinoilla erittäin vaativa. Se on tehokas työkalu Office 365 -postilaatikon viemiseen PST:hen ja kahteen muuhun tiedostomuotoon. Lisäksi tämä työkalu on yhteensopiva Windows-käyttöjärjestelmän uusimman version, mukaan lukien Windows 10, kanssa.