Per un utente che lavora in un’organizzazione, esistono numerosi messaggi di posta elettronica che vengono redatti e ricevuti durante il giorno. Queste e-mail contengono i dati più importanti che devono essere estratti per scopi ufficiali. Pertanto, deve essere salvato in una cartella personale che consenta un facile accesso ai dati in caso di scarsa disponibilità di Internet o quando la connettività del server è lenta. Pertanto, è importante esportare la casella di posta da Office 365 in un file PST, in modo che i dati possano essere utilizzati per il backup in caso di errori futuri. Questo può essere fatto utilizzando il metodo manuale o il metodo automatizzato. In questo blog, descriverò i 3 metodi per esportare la cassetta postale di Office 365 in PST utilizzando lo strumento di esportazione di eDiscovery, i comandi di PowerShell e lo strumento di esportazione di Office 365.

3 modi per esportare rapidamente la cassetta postale da Office 365 a PST

Nel metodo manuale, offre due approcci per esportare e-mail da Office 365 in file PST utilizzando lo strumento di esportazione eDiscovery e il metodo PowerShell.

L’approccio automatico richiede di scaricare lo strumento di backup di Office 365, che consente di scaricare facilmente il backup delle e-mail di Office 365 in PST e altri formati. Fare clic sul pulsante in basso per scaricare la demo gratuita del software.

Metodo 1: Esporta PST da Office 365 tramite il metodo eDiscovery

Passaggio 1. Prima di tutto, accedi all’interfaccia di amministrazione di Exchange utilizzando le credenziali dell’account Office 365.
Passaggio 2. Quindi seleziona Autorizzazioni >> Ruoli amministratore >> Gestione individuazione >> Importa esportazione cassette postali e fai clic su Salva.
Passaggio 3. Quindi, seleziona Gestione conformità e fai clic su eDiscovery sul posto e tieni premuto >> Nuovo(+).
Passaggio 4. In Procedura guidata eDiscovery e blocco sul posto, inserisci il nome e la descrizione e fai clic su Avanti.
Passaggio 5. Ora per esportare PST da Office 365, scegli l’opzione Caselle di posta desiderata.
Passaggio 6. In Procedura guidata query di ricerca, seleziona i filtri richiesti e fai clic sul pulsante Avanti.
Passaggio 7. Dalle impostazioni di conservazione sul posto, menziona il numero di giorni per cui gli elementi di dati devono essere conservati, prima di essere eliminati dal server.
Passaggio 8. Quindi, fai clic su Fine per esportare le email di Office 365 in un file PST.
Passaggio 9. Successivamente, vengono elencate tutte le ricerche generate. Quindi, fai clic su Anteprima risultati di ricerca.
Passaggio 10. Successivamente, fai clic su Download per esportare i file PST sul PC desktop.
Passaggio 11. Ora, esegui l’avviso di sicurezza quando viene visualizzata la finestra di dialogo.
Passaggio 12. Dalla finestra di dialogo Strumento di esportazione PST di eDiscovery, selezionare la posizione desiderata in cui verrà salvato il file PST esportato.
Passaggio 13. Quindi, fai clic su Avvia per iniziare il processo, ad esempio per esportare la casella di posta di Office 365 in PST.
Passaggio 14. Ora, inserisci le credenziali dell’account Office 365 e fai clic su OK.
Passaggio 15. Dopo aver completato con successo il processo, fai clic sul pulsante Chiudi.

Limitazioni

• A causa dei suoi lunghi passaggi, gli utenti ingenui non riescono ad adottare questo metodo.
• Richiede più tempo, poiché tutti i passaggi devono essere eseguiti dall’utente.
• Questo metodo non consente un’opzione di esportazione selettiva per gli elementi di dati.
• Deve essere tecnicamente forte per esportare file PST dall’account Office 365.

Metodo 2: Esporta cassetta postale da Office 365 a PST tramite il metodo PowerShell

Passaggio 1: stabilire la connessione utilizzando MS Exchange Server utilizzando Powershell

> Per iniziare il processo di esportazione PST da Office 365, eseguire il comando seguente in PowerShell,

“$UserCredential = Get-Credential”

> In questo, inserisci le credenziali dell’account Office 365 inclusi nome utente e password menzionati nella procedura guidata Richiesta credenziali di Windows PowerShell

> Ora, esegui il comando indicato di seguito
“$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection”

> Successivamente, esegui il seguente comando,
“Import-PSSession $Session”

Passaggio 2: concedi il diritto di accesso alla casella di posta per l’esportazione tramite Powershell

> Questo esempio fornirà a email@domain.com l’accesso completo alla casella di posta new-email@domain.com:

“Add-MailboxPermission – User email@domain.com -Identity new-email@domain.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All”.

Passaggio 3: apri MS Outlook per un nuovo account

> Ora devi aprire Outlook come new-email@domain.com e assicurarti che email@domain.com sia disponibile nella casella di posta nel riquadro di sinistra. A volte, l’autorizzazione richiede secondi o addirittura minuti per essere applicata.

Passaggio 4: verifica le impostazioni di configurazione

> Ora controlla se Outlook è pronto per essere configurato per scaricare tutte le email entro il tempo limitato.

>Fare clic sul menu File e selezionare la pagina Informazioni >> Impostazioni account.

> Quindi, fare nuovamente clic su Impostazioni account e selezionare l’account.

> Fare clic sul pulsante di modifica e assicurarsi che l’opzione Usa modalità cache sia abilitata.

Passaggio 5: esporta la cassetta postale in PST tramite la procedura guidata di importazione/esportazione

> Avvia la procedura guidata di importazione/esportazione per esportare email@domain.com in un file PST. Per questo, fai clic sul menu File >> Apri ed esporta >> Opzione Importa/Esporta.

> Selezionare Esporta in un file dalle opzioni dell’elenco fornite e fare clic su Avanti.

> Successivamente, seleziona l’opzione File di dati di Outlook (.pst) e fai clic su Avanti.

> Seleziona email@domain.com dall’elenco fornito e fai clic su Avanti. Assicurati che la casella di controllo Includi sottocartelle sia abilitata.

> Indicare un nuovo nome per il file e una posizione di archiviazione per memorizzare il file PST, ad esempio c:\tmp\outlook-archive- email@domain.com -20160209.pst.

> Dalla sezione Opzione selezionare l’opzione Non esportare elementi duplicati o Sostituisci duplicati con elementi esportati e fare clic su Fine per esportare la cassetta postale da Office 365 a PST.

> Ora, inserisci la password per il file PST se richiesto, altrimenti lascialo vuoto se la politica lo consente e fai clic su OK.

> MS Outlook rimarrà inattivo fino a quando l’esportazione non sarà in corso. Quindi, attendi fino a quando non dà il controllo per accedere al file.

Passaggio 6: assicurati che il processo di esportazione sia completato

> Per verificare che il processo di esportazione della casella di posta di Office 365 sia stato completato, controllare la dimensione della casella di posta sul server e confrontarla con la dimensione del file PST esportato. Per fare lo stesso, segui i passaggi seguenti,

> Innanzitutto, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla casella di posta dal riquadro di destra e seleziona le opzioni Proprietà file di dati.

> Vai alla scheda Generale e fai clic sul pulsante Dimensioni cartella.

> Ora, seleziona la scheda Dati server e annota il valore indicato come Dimensione totale.

> Infine, controlla le proprietà del file PST esportato. Assicurati che la dimensione di questo file sia paragonabile al valore Dimensione totale menzionato da Outlook.

Passaggio 7: al termine del processo di esportazione di Office 365

> Dopo aver esportato correttamente la cassetta postale di Office 365 in PST, è necessario rimuovere tutte le autorizzazioni concesse inizialmente tramite Powershell. Esegui il comando seguente per fare lo stesso,

“Remove-MailboxPermission -User new-email@domain.com -Identity email@domain.com -AccessRights FullAccess”

Passaggio 8: uscire dalla sessione di PowerShell

> Infine, la sessione di PowerShell deve essere chiusa dopo la rimozione delle autorizzazioni. Segui il comando seguente per eseguire lo stesso,

“Remove-PSSession $Session”

Metodo 3: prova un metodo alternativo per esportare la cassetta postale da Office 365 a PST

Un utente può esportare PST dall’account Office 365 in modo efficace utilizzando i metodi manuali chiaramente menzionati sopra. Sebbene il metodo manuale sia gratuito, non fornisce una soluzione completa per esportare la casella di posta di Office 365 in un file PST. Alcune delle conseguenze associate ai metodi manuali includono la perdita di dati, il danneggiamento dei file. Incoerenza nel file PST esportato, ecc. Per risolvere tutti questi inconvenienti, si consiglia di utilizzare lo strumento di esportazione delle cassette postali di Office 365.

Questo strumento è arricchito con molteplici funzionalità che forniscono un’interfaccia semplice a tutti i suoi utenti. Consente di esportare le caselle di posta di Office 365 in più formati di file come PST, EML, MSG.

I passaggi per esportare le cassette postali da Office 365 a PST sono:

Passaggio 1: accedere utilizzando l’account utente/amministratore di Office 365
Passaggio 2: selezionare la casella di posta da esportare come PST
Passaggio 3: scegli PST come opzioni di salvataggio
Passaggio 4: fare clic su Backup per iniziare il processo

Fatto questo è come puoi esportare PST in Office 365.

Conclusione

È possibile esportare facilmente la cassetta postale da Office 365 a PST utilizzando il metodo manuale o il metodo automatizzato. Sebbene il metodo manuale sia gratuito, offre funzionalità limitate che non sono molto affidabili. Inoltre, l’utilizzo del metodo manuale può portare a vari inconvenienti sopra menzionati. Pertanto, si consiglia di scaricare e installare lo strumento di terze parti. È uno strumento professionale che è molto esigente nel mercato. È uno strumento efficace per esportare la casella di posta di Office 365 in PST e altri 2 formati di file. Inoltre, questo strumento è compatibile anche con l’ultima versione del sistema operativo Windows, incluso Windows 10.