For en bruker som jobber i en organisasjon, er det antall e-poster som blir utarbeidet og mottatt i løpet av dagen. Disse e-postene inneholder de mest avgjørende dataene som må trekkes ut for offisielle formål. Derfor må den lagres i en personlig mappe som gir enkel tilgang til dataene i tilfelle dårlig internettilgang eller når servertilkoblingen er treg. Derfor er det viktig å eksportere postkasse fra Office 365 til PST-fil, slik at dataene kan brukes til sikkerhetskopiering hvis det skulle oppstå en feil i fremtiden. Dette kan gjøres enten ved å bruke den manuelle metoden eller automatisert metode. I denne bloggen skal jeg beskrive de 3 metodene for å eksportere Office 365-postboks til PST ved å bruke eDiscovery-eksportverktøy, PowerShell-kommandoer og Office 365 Export Tool.

3 måter å eksportere postboks fra Office 365 til PST raskt

I den manuelle metoden tilbyr den to tilnærminger for å eksportere e-poster fra Office 365 i PST-fil ved å bruke eDiscovery eksportverktøy og PowerShell-metoden.

Den automatiske tilnærmingen krever at du laster ned Office 365-sikkerhetskopieringsverktøyet, som lar deg enkelt laste ned sikkerhetskopien av Office 365-e-poster i PST og andre formater. Klikk på knappen nedenfor for å laste ned gratis demo av programvaren.

Metode 1: Eksporter PST fra Office 365 via eDiscovery Method

Trinn 1. Først av alt, logg på Exchange Admin Center ved å bruke legitimasjonen til Office 365-kontoen.
Trinn 2. Velg deretter Tillatelser >> Administratorroller >> Discovery Management >> Mailbox Import Export og klikk på Lagre.
Trinn 3. Deretter velger du Compliance Management og klikker på stedet eDiscovery & hold >> New(+).
Trinn 4. Under In-place eDiscovery & hold wizard skriver du inn navn og beskrivelse og klikker på Neste.
Trinn 5. Nå for å eksportere PST fra Office 365, velg ønsket postboksalternativ.
Trinn 6. Under søkeveiviseren velger du de nødvendige filtrene og klikker på Neste-knappen.
Trinn 7. Fra In-Place Hold Settings, oppgi antall dager for dataelementene som skal bevares, før de slettes fra serveren.
Trinn 8. Klikk deretter på Fullfør for å eksportere Office 365-e-poster til PST-fil.
Trinn 9. Etter det er alle de genererte søkene oppført. Klikk deretter på Forhåndsvis søkeresultater.
Trinn 10. Deretter klikker du på Last ned for å eksportere PST-filene til den stasjonære PC-en.
Trinn 11. Kjør nå sikkerhetsadvarselen når dialogboksen vises.
Trinn 12. Fra eDiscovery PST Export Tool-dialogboksen velger du ønsket plassering der den eksporterte PST-filen skal lagres.
Trinn 13. Deretter klikker du Start for å starte prosessen, dvs. eksportere Office 365-postkassen til PST.
Trinn 14. Skriv inn legitimasjonen til Office 365-kontoen og klikk OK.
Trinn 15. Etter vellykket fullføring av prosessen, klikk på Lukk-knappen.

Begrensninger

• På grunn av de lange trinnene, klarer ikke naive brukere denne metoden.
• Tar mer tid, siden alle trinnene må utføres av brukeren.
• Denne metoden tillater ikke et selektivt eksportalternativ for dataelementene.
• Må være teknisk sterk for å eksportere PST-filer fra Office 365-kontoen.

Metode 2: Eksporter postboks fra Office 365 til PST via PowerShell-metoden

Trinn 1: Etabler tilkobling ved hjelp av MS Exchange Server med Powershell

> For å starte prosessen med å eksportere PST fra Office 365, kjør kommandoen nedenfor i PowerShell,

“$UserCredential = Get-Credential”

> I denne, skriv inn legitimasjonen til Office 365-kontoen inkludert brukernavn og passord som er nevnt under Windows PowerShell Credential Request Wizard

> Kjør nå kommandoen nedenfor
“$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection”

> Etter det, kjør følgende kommando,
“Import-PSSession $Session”

Trinn 2: Gi tilgangsrett til postkasse for å eksportere via Powershell

> Dette eksemplet vil gi email@domain.com full tilgang til new-email@domain.com postboks:

“Add-MailboxPermission – User email@domain.com -Identity new-email@domain.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All”.

Trinn 3: Åpne MS Outlook for en ny konto

> Nå må du åpne Outlook som new-email@domain.com og sørge for at email@domain.com er tilgjengelig i postkassen i venstre rute. Noen ganger tar tillatelsen sekunder eller til og med minutter å bli brukt.

Trinn 4: Sjekk konfigurasjonsinnstillingene

> Sjekk nå om Outlook er klar til å bli konfigurert til å laste ned alle e-postene innen den begrensede tiden.

>Klikk på Fil-menyen og velg informasjonssiden >> Kontoinnstillinger.

> Klikk deretter på Kontoinnstillinger igjen og velg kontoen.

> Klikk på endringsknappen og sørg for at alternativet Bruk bufret utvekslingsmodus er aktivert.

Trinn 5: Eksporter postboks til PST via Import/Export Wizard

> Start import-/eksportveiviseren for å eksportere email@domain.com til PST-fil. For det, klikk på Fil-menyen >> Åpne og eksporter >> Import/eksport-alternativ.

> Velg Eksporter til en fil fra de angitte listealternativene og klikk på Neste.

> Velg deretter Outlook-datafil (.pst) og klikk på Neste.

> Velg email@domain.com fra den gitte listen og klikk på Neste. Sørg for at avmerkingsboksen Inkluder undermapper er aktivert.

> Nevn et nytt navn til filen og en lagringsplass for å lagre PST-filen, dvs. c:\tmp\outlook-archive- email@domain.com -20160209.pst.

> Fra Alternativer-delen velger du enten Ikke eksporter dupliserte elementer eller Erstatt duplikater med eksporterte elementer og klikker Fullfør for å eksportere postkasse fra Office 365 til PST.

> Skriv inn passordet for PST-filen om nødvendig, ellers la det stå tomt hvis policyen tillater det, og klikk OK.

> MS Outlook vil forbli ute av drift til eksporten er under prosess. Vent derfor til den gir kontroll for å få tilgang til filen.

Trinn 6: Sørg for at eksportprosessen er fullført

> For å bekrefte at Office 365-postbokseksportprosessen er fullført, kontroller postboksstørrelsen på serveren og sammenligne den med den eksporterte PST-filstørrelsen. For å gjøre det samme, følg trinnene nedenfor,

> Høyreklikk først på postkassen fra høyre rute og velg alternativer for datafilegenskaper.

> Gå til kategorien Generelt og klikk på Mappestørrelse-knappen.

> Velg nå fanen Serverdata og legg merke til verdien nevnt som Total størrelse.

> Kontroller til slutt egenskapene til den eksporterte PST-filen. Sørg for at størrelsen på denne filen er sammenlignbar med Total Size-verdien som er nevnt av Outlook.

Trinn 7: Når Office 365-eksportprosessen er fullført

> Etter at du har eksportert Office 365-postkassen til PST, må du fjerne alle tillatelsene som opprinnelig ble gitt gjennom Powershell. Kjør kommandoen nedenfor for å gjøre det samme,

“Remove-MailboxPermission -User new-email@domain.com -Identity email@domain.com -AccessRights FullAccess”

Trinn 8: Avslutt PowerShell-økten

> Til slutt må Powershell-økten lukkes etter at tillatelsene er fjernet. Følg kommandoen nedenfor for å utføre det samme,

“Remove-PSSession $Session”

Metode 3: Prøv alternativ metode for å eksportere postboks fra Office 365 til PST

En bruker kan eksportere PST fra Office 365-konto effektivt ved å bruke de manuelle metodene som er tydelig nevnt ovenfor. Selv om den manuelle metoden er gratis, gir den ikke en komplett løsning for å eksportere Office 365-postkasse til PST-fil. Noen av konsekvensene forbundet med de manuelle metodene inkluderer tap av data, filkorrupsjon. Inkonsekvens i den eksporterte PST-filen, etc. For å løse alle disse ulempene, anbefales det å bruke Office 365 postbokseksportverktøy.

Dette verktøyet er beriket med flere funksjoner som gir et enkelt grensesnitt til alle brukerne. Den lar deg eksportere Office 365-postbokser til flere filformater som PST, EML, MSG.

Trinn for å eksportere postbokser fra Office 365 til PST er:

Trinn 1: Logg på med Office 365 Admin/brukerkonto
Trinn 2: Velg postkasse som skal eksporteres som PST
Trinn 3: Velg PST som lagringsalternativer
Trinn 4: Klikk på Backup for å starte prosessen

Dette er hvordan du kan eksportere PST til Office 365.

Konklusjon

Man kan enkelt eksportere postkasse fra Office 365 til PST enten ved å bruke manuell metode eller automatisert metode. Selv om den manuelle metoden er gratis, tilbyr den begrensede funksjoner som ikke er mye pålitelige. Bruk av den manuelle metoden kan også føre til forskjellige ulemper som er nevnt ovenfor. Derfor anbefales det å laste ned og installere tredjepartsverktøyet. Det er et profesjonelt verktøy som er svært krevende i markedet. Det er et effektivt verktøy for å eksportere Office 365-postboks til PST og 2 andre filformater. Dessuten er dette verktøyet også kompatibelt med den nyeste versjonen av Windows OS inkludert Windows 10.