PST er det mest gunstige filformatet til MS Outlook som brukes til å lagre e-poster sammen med vedlegg som kalendere, journaler osv. Men fortsatt møter brukere en situasjon der de er pålagt å konvertere PST til PDF-format. Fordi PDF er et av de mest brukte og komfortable filformatene for å lagre data eller filer. PDF-formatet lar brukerne dele og få tilgang til data enkelt og sikkert. PDF-filene kan sikres med passord for å begrense tilgangen. Outlook-e-poster blir utilgjengelige hvis brukerne ikke har outlook i systemene sine.
PDF-filer er lett å flytte PST-filer kan ikke flyttes så enkelt. Det anbefales alltid å lagre all elektronisk post på ett sted. Så du kan få tilgang til dem raskt når de er nødvendig. Men når du lagrer all elektronisk post eller informasjon på et sted, blir det vanskelig å administrere dem når filformatene er forskjellige. Og derfor må du eksportere PST-e-post til PDF. La oss begynne med å forstå grunnen til å eksportere PST til PDF.
Hvorfor trenger vi å konvertere PST til PDF-filer?
Det er mange grunner på grunn av behovet for å konvertere Outlook PST-e-post som PDF-format. Noen av årsakene er gitt nedenfor: –
* Brukere kan ikke få tilgang til PST-filer uten Outlook.
* PDF-filer er bærbare og kan enkelt flytte dataene, mens PST-filen ikke kan gjøre det samme.
* PDF-filer er ikke avhengige av plattformen og kan nås, men PST-filer er plattformavhengige.
* Du kan kryptere PDF-filer for å beskytte dataene dine.
* Andre Microsoft Office-produkter gir deg en funksjon for å lagre fildataene i en PDF-fil, men i Outlook har du ikke lov til å lagre data som PDF-formater.
Automatisk tilnærming for å konvertere PST til PDF
Den automatiserte tilnærmingen betyr å bruke profesjonelle løsninger, det vil si kommersielle eller automatiserte verktøy. Et slikt verktøy er Advik PST til PDF Converter som konverterer PST-e-post til PDF uten å bruke ekstra tid og krefter. Du trenger bare å legge til PST-filen til den, og den vil automatisk lage alle Outlook-e-postene som PDF-filer. Og dette verktøyet koster deg ikke så mye, og denne programvaren er kompatibel med alle Windows-versjoner og Outlook-versjoner.
Trinn for å konvertere PST til PDF er;
Trinn 1. Kjør Advik PST til PDF Converter i systemet ditt.
Trinn 2. Legg til PST-fil eller velg konfigurert Outlook-konto.
Trinn 3. Velg postboksmappen du vil konvertere.
Trinn 4. Velg PDF som et lagringsalternativ.
Trinn 5. Klikk på Konverter-knappen.
Manuelle triks for å konvertere Outlook PST-e-post som PDF:
Som vi diskuterte ovenfor, tillater ikke Outlook deg å lagre dataene dine som PDF. Og du må konvertere Outlook PST til PDF-filformat. Her diskuteres de to enkleste metodene nedenfor for å eksportere PST til PDF:
Metode1 – Med Adobe Acrobat Pro DC:-
Adobe Acrobat er det beste programmet for å eksportere Microsoft Outlook-e-post som PDF. Men du må betale et høyt beløp for å bruke det. Hvis du har råd til Acrobat, fungerer den som en plug-in til Outlook som senere brukes til å lagre e-poster i PDF-format. For å gjøre det får du noen ekstra alternativer for å få PDF-en.
Følg trinnene nedenfor for å konvertere PST med Adobe PDF-fanen i Outlook:
1. Se Outlook og trykk på Adobe PDF-fanen på båndet.
2. Velg de nødvendige e-postene som skal konverteres.
3. Trykk på Valgte meldinger i Adobe PDF-fanen.
4. Velg å lage en ny PDF fra rullegardinmenyen som vises.
5. En ny lagringsfane vises
6. Velg lagringsstedet og oppgi et navn til PDF-filen, og trykk deretter på Lagre-knappen.
Du kan også lagre de nye e-postene i tidligere opprettede PDF-filer ved å velge «Legg til eksisterende PDF» fra rullegardinmenyen som vises. Den lar deg også sette opp Automatisk arkivering, som automatisk lagrer en e-post som PDF-format hver gang en ny e-post opprettes. På denne måten blir prosessen mye enklere og automatisk å utføre. Etter dette kan du enkelt få tilgang til Outlook e-postfiler i form av PDF.
Men hvis du ikke har råd til Adobe Acrobat Pro DC, så ikke bekymre deg, vi har en annen metode for å konvertere PST til PDF-format.
Metode 2. Med Microsoft Print til PDF:-
Hvis du bruker Windows og jobber med Outlook 2016 eller nyere versjoner. Deretter kan du konvertere PST-e-poster til PDF med Microsoft Print til PDF-alternativ. Alt du trenger å gjøre er å aktivere Microsoft Print til PDF og deretter konvertere Outlook PST-e-post som PDF.
1. Gå nøye gjennom disse trinnene for å konvertere PST til PDF med MS Print To PDF:
2. Gå til Outlook, velg e-postene i PST-filen som kreves for å konvertere.
3. Trykk på Fil-fanen fra båndet og klikk på Skriv ut-knappen.
4. Velg Skriver, og trykk på Microsoft Print to PDF fra rullegardinmenyen.
5. Trykk nå på Print-knappen.
6. I lagringsfanen, skriv inn lagringsstedet og filnavnet.
7. Trykk deretter på Lagre-knappen.
8. Filen vil bli lagret på det definerte stedet.
Konklusjon
Her diskuterte vi ulike måter som vil hjelpe i konvertering av PST til PDF med manuelle så vel som automatiserte løsninger. Du kan gå med den manuelle metoden hvis du er en teknisk bruker. Hvis ikke, kan du gå med en automatisert løsning.