Voor een gebruiker die in een organisatie werkt, zijn er een aantal e-mails die gedurende de dag worden opgesteld en ontvangen. Deze e-mails bevatten de meest cruciale gegevens die voor officiële doeleinden moeten worden geëxtraheerd. Daarom moet het worden opgeslagen in een persoonlijke map die een gemakkelijke toegang tot de gegevens mogelijk maakt in geval van slechte internetvoorziening of wanneer de serververbinding traag is. Daarom is het belangrijk om de mailbox van Office 365 naar het PST-bestand te exporteren, zodat de gegevens kunnen worden gebruikt voor back-up als er in de toekomst een fout optreedt. Dit kan worden gedaan met behulp van de handmatige methode of geautomatiseerde methode. In deze blog ga ik de 3 methoden beschrijven om Office 365-mailbox naar PST te exporteren met behulp van de eDiscovery-exporttool, PowerShell-opdrachten en Office 365 Export Tool.

3 manieren om mailbox snel van Office 365 naar PST te exporteren

In de handmatige methode biedt het twee benaderingen om e-mails van Office 365 in PST-bestand te exporteren, namelijk met behulp van de eDiscovery-exporttool en de PowerShell-methode.

De automatische aanpak vereist dat u de Office 365-back-uptool downloadt, waarmee u eenvoudig de back-up van Office 365-e-mails in PST en andere formaten kunt downloaden. Klik op onderstaande knop om de gratis demo van de software te downloaden.

Methode 1: PST exporteren vanuit Office 365 via eDiscovery-methode

Stap 1. Log eerst in op het Exchange Admin Center met de inloggegevens van het Office 365-account.
Stap 2. Selecteer vervolgens Machtigingen >> Beheerdersrollen >> Ontdekkingsbeheer >> Mailbox Importeren Exporteren en klik op Opslaan.
Stap 3. Selecteer vervolgens Compliance Management en klik op in-place eDiscovery & hold >> New(+).
Stap 4. Voer onder In-place eDiscovery & hold-wizard de naam en beschrijving in en klik op Volgende.
Stap 5. Als u nu PST wilt exporteren vanuit Office 365, kiest u de gewenste optie Mailboxen.
Stap 6. Selecteer onder Zoekopdrachtwizard de vereiste filters en klik op de knop Volgende.
Stap 7. Vermeld in de In-Place Hold-instellingen het aantal dagen dat de gegevensitems moeten worden bewaard voordat ze van de server worden verwijderd.
Stap 8. Klik vervolgens op Voltooien om Office 365-e-mails naar PST-bestand te exporteren.
Stap 9. Daarna worden alle gegenereerde zoekopdrachten weergegeven. Klik vervolgens op Voorbeeld van zoekresultaten bekijken.
Stap 10. Klik daarna op Downloaden om de PST-bestanden naar de desktop-pc te exporteren.
Stap 11. Voer nu de beveiligingswaarschuwing uit wanneer het dialoogvenster verschijnt.
Stap 12. Selecteer in het dialoogvenster eDiscovery PST Export Tool de gewenste locatie waar het geëxporteerde PST-bestand zal worden opgeslagen.
Stap 13. Klik vervolgens op Start om het proces te starten, d.w.z. om de Office 365-mailbox naar PST te exporteren.
Stap 14. Voer nu de inloggegevens van het Office 365-account in en klik op OK.
Stap 15. Nadat het proces met succes is voltooid, klikt u op de knop Sluiten.

Beperkingen

• Vanwege de lange stappen slagen naïeve gebruikers er niet in om deze methode over te nemen.
• Neemt meer tijd in beslag, omdat alle stappen door de gebruiker moeten worden uitgevoerd.
• Deze methode staat een selectieve exportoptie voor de gegevensitems niet toe.
• Moet technisch sterk zijn om PST-bestanden te exporteren vanuit Office 365-account.

Methode 2: Mailbox exporteren van Office 365 naar PST via PowerShell-methode

Stap 1: Breng verbinding tot stand met MS Exchange Server met Powershell

> Om te beginnen met het exporteren van PST vanuit Office 365, voert u de onderstaande opdracht uit in PowerShell, “$UserCredential = Get-Credential”

> Voer hierin de inloggegevens van het Office 365-account in inclusief gebruikersnaam en wachtwoord die worden vermeld onder de wizard Windows PowerShell Credential Request

> Voer nu de onderstaande opdracht uit
“$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection”

> Voer daarna de volgende opdracht uit,
“Import-PSSession $Session”

Stap 2: Verleen toegangsrecht tot mailbox om te exporteren via Powershell

> Dit voorbeeld geeft email@domain.com volledige toegang tot new-email@domain.com mailbox:

“Add-MailboxPermission – User email@domain.com -Identity new-email@domain.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All”.

Stap 3: Open MS Outlook voor een nieuw account

> Nu moet u Outlook openen als nieuw-e-mail@domein.com en ervoor zorgen dat e-mail@domein.com beschikbaar is in de mailbox in het linkerdeelvenster. Soms duurt het seconden of zelfs minuten voordat de toestemming wordt toegepast.

Stap 4: Controleer de configuratie-instellingen

> Controleer nu of Outlook klaar is om te worden geconfigureerd om alle e-mails binnen de beperkte tijd te downloaden.

>Klik op het menu Bestand en selecteer de Infopagina >> Accountinstellingen.

> Klik vervolgens nogmaals op Accountinstellingen en selecteer het account.

> Klik op de knop Wijzigen en zorg ervoor dat de optie Exchange-modus met cache gebruiken is ingeschakeld.

Stap 5: Exporteer mailbox naar PST via de wizard Importeren/exporteren

> Start de wizard Importeren/Exporteren om email@domain.com naar PST-bestand te exporteren. Klik daarvoor op het menu Bestand>> Openen en exporteren >> Importeren/exporteren.

> Selecteer Exporteren naar een bestand uit de gegeven lijstopties en klik op Volgende.

> Selecteer daarna de optie Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik op Volgende.

> Selecteer email@domain.com uit de gegeven lijst en klik op Volgende. Zorg ervoor dat het selectievakje Inclusief submappen is ingeschakeld.

> Noem een nieuwe naam voor het bestand en een opslaglocatie om het PST-bestand op te slaan, bijv. c:\tmp\outlook-archive- email@domain.com -20160209.pst.

> Selecteer in het gedeelte Optie de optie Geen dubbele items exporteren of Dubbele items vervangen door geëxporteerde items en klik op Voltooien om de mailbox van Office 365 naar PST te exporteren.

> Voer nu indien nodig het wachtwoord voor het PST-bestand in, laat het anders leeg als het beleid dit toestaat en klik op OK.

> MS Outlook blijft buiten werking totdat de export wordt verwerkt. Wacht dus tot het controle geeft om toegang te krijgen tot het bestand.

Stap 6: Zorg ervoor dat het exportproces is voltooid

> Om te controleren of het exportproces van de Office 365-mailbox is voltooid, controleert u de grootte van de mailbox op de server en vergelijkt u deze met de geëxporteerde PST-bestandsgrootte. Volg de onderstaande stappen om hetzelfde te doen,

> Klik eerst met de rechtermuisknop op de mailbox in het rechterdeelvenster en selecteer Opties voor gegevensbestandeigenschappen.

> Ga naar het tabblad Algemeen en klik op de knop Mapgrootte.

> Selecteer nu het tabblad Servergegevens en noteer de waarde die wordt vermeld als Totale grootte.

> Controleer ten slotte de eigenschappen van het geëxporteerde PST-bestand. Zorg ervoor dat de grootte van dit bestand vergelijkbaar is met de Totale grootte die door Outlook wordt genoemd.

Stap 7: Wanneer het Office 365-exportproces is voltooid

> Nadat u met succes Office 365-mailbox naar PST hebt geëxporteerd, moet u alle machtigingen verwijderen die in eerste instantie via Powershell zijn verleend. Voer de onderstaande opdracht uit om hetzelfde te doen,

“Remove-MailboxPermission -User new-email@domain.com -Identity email@domain.com -AccessRights FullAccess”

Stap 8: PowerShell-sessie afsluiten

> Ten slotte moet de Powershell-sessie worden afgesloten nadat de machtigingen zijn verwijderd. Volg de onderstaande opdracht om hetzelfde uit te voeren,

“Remove-PSSession $Session”

Methode 3: probeer een alternatieve methode om de mailbox van Office 365 naar PST te exporteren

Een gebruiker kan PST effectief exporteren vanuit Office 365-account door de handmatige methoden te gebruiken die hierboven duidelijk zijn vermeld. Hoewel de handmatige methode gratis is, biedt deze geen complete oplossing om Office 365-mailbox naar PST-bestand te exporteren. Enkele van de gevolgen van de handmatige methoden zijn gegevensverlies en bestandscorruptie. Inconsistentie in het geëxporteerde PST-bestand, enz. Om al deze nadelen op te lossen, wordt aanbevolen om de Office 365-mailboxexporttool te gebruiken.

Deze tool is verrijkt met meerdere functies die een eenvoudige interface bieden voor al zijn gebruikers. Het maakt het mogelijk om Office 365-mailboxen te exporteren naar meerdere bestandsindelingen zoals PST, EML, MSG.

Stappen om mailboxen van Office 365 naar PST te exporteren zijn:

Stap 1: Inloggen met Office 365 Admin/User account
Stap 2: Selecteer mailbox om te exporteren als PST
Stap 3: Kies PST als opslagopties
Stap 4: Klik op Back-up om het proces te starten

Dit is hoe u PST naar Office 365 kunt exporteren.

Conclusie

Men kan de mailbox eenvoudig exporteren van Office 365 naar PST, hetzij met behulp van de handmatige methode of de geautomatiseerde methode. Hoewel de handmatige methode gratis is, biedt deze beperkte functies die niet erg betrouwbaar zijn. Ook kan het gebruik van de handmatige methode leiden tot verschillende nadelen die hierboven zijn genoemd. Daarom wordt geadviseerd om de tool van derden te downloaden en te installeren. Het is een professionele tool die zeer veeleisend is in de markt. Het is een effectief hulpmiddel om Office 365-mailbox naar PST en 2 andere bestandsindelingen te exporteren. Bovendien is deze tool ook compatibel met de nieuwste versie van Windows OS, inclusief Windows 10.