PST is het meest gunstige bestandsformaat van MS Outlook dat wordt gebruikt om e-mails op te slaan samen met de bijlagen zoals kalenders, tijdschriften, enz. Maar toch komen gebruikers in een situatie terecht waarin ze PST naar PDF-formaat moeten converteren. Omdat PDF een van de meest gebruikte en comfortabele bestandsindelingen is om gegevens of bestanden op te slaan. Met het PDF-formaat kunnen gebruikers eenvoudig en veilig gegevens delen en openen. De PDF-bestanden kunnen worden beveiligd met wachtwoorden om de toegang te beperken. Outlook-e-mails worden ontoegankelijk als de gebruikers geen Outlook in hun systemen hebben.
PDF-bestanden kunnen gemakkelijk worden verplaatst PST-bestanden kunnen niet zo gemakkelijk worden verplaatst. Het is altijd aan te raden om alle e-mail op één plek te bewaren. U kunt ze dus snel openen wanneer ze nodig zijn. Maar wanneer u alle elektronische post of informatie ergens opslaat, wordt het moeilijk om ze te beheren als de bestandsformaten verschillend zijn. En daarom moet u PST-e-mail naar PDF exporteren. Laten we beginnen met het begrijpen van de reden om PST naar PDF te exporteren.
Waarom moeten we PST naar PDF-bestanden converteren?
Er zijn tal van redenen vanwege de noodzaak om Outlook PST-e-mail naar PDF-indeling te converteren. Enkele van de redenen worden hieronder gegeven: –
* Gebruikers hebben geen toegang tot PST-bestanden zonder Outlook.
* PDF-bestanden zijn draagbaar van aard en kunnen de gegevens gemakkelijk verplaatsen, terwijl het PST-bestand hetzelfde niet kan.
* PDF-bestanden zijn niet afhankelijk van het platform en zijn toegankelijk, maar PST-bestanden zijn platformafhankelijk.
* U kunt PDF-bestanden versleutelen om uw gegevens te beschermen.
* Andere Microsoft Office-producten bieden u een functie om de bestandsgegevens op te slaan in een PDF-bestand, maar in Outlook mag u geen gegevens opslaan als PDF-indeling.
Geautomatiseerde aanpak om PST naar PDF te converteren
De geautomatiseerde aanpak betekent het gebruik van professionele oplossingen, d.w.z. commerciële of geautomatiseerde tools. Een voorbeeld van zo’n hulpprogramma is Advik PST naar PDF Converter die PST-e-mails naar PDF converteert zonder extra tijd en moeite te kosten. U hoeft alleen het PST-bestand eraan toe te voegen en het zal automatisch alle Outlook-e-mails als PDF-bestanden maken. En deze tool kost u geen hoog bedrag en deze software is compatibel met alle Windows-versies en Outlook-versies.
Stappen om PST naar PDF te converteren zijn;
Stap 1. Voer Advik PST naar PDF Converter uit op uw systeem.
Stap 2. PST-bestand toevoegen of Geconfigureerd Outlook-account selecteren.
Stap 3. Selecteer de map Mailbox die u wilt converteren.
Stap 4. Selecteer PDF als opslagoptie.
Stap 5. Klik op de knop Converteren.
Handmatige trucs om Outlook PST-e-mail naar PDF te converteren:
Zoals we hierboven hebben besproken, staat Outlook u niet toe uw gegevens als PDF op te slaan. En u bent verplicht om de Outlook PST naar PDF-bestandsindeling te converteren. Hier worden de beste twee gemakkelijkste methoden hieronder besproken om PST naar PDF te exporteren: –
Methode1 – Met Adobe Acrobat Pro DC:-
Adobe Acrobat is de beste applicatie om Microsoft Outlook E-mail als PDF te exporteren. Maar je moet een hoog bedrag betalen om het te gebruiken. Als u de Acrobat kunt betalen, dient deze als een plug-in voor Outlook die later wordt gebruikt om e-mails in PDF-indeling op te slaan. Om dit te doen, krijgt u enkele extra opties om de PDF te krijgen.
Volg de onderstaande stappen om PST te converteren met het Adobe PDF-tabblad in Outlook: –
1. Bekijk Outlook en tik op het tabblad Adobe PDF in het lint.
2. Kies de vereiste e-mails om te converteren.
3. Tik op de geselecteerde berichten op het tabblad Adobe PDF.
4. Kies om een nieuwe PDF te maken in het weergegeven vervolgkeuzemenu.
5. Er wordt een nieuw tabblad voor opslaan weergegeven
6. Kies de opslaglocatie en geef een naam aan het PDF-bestand en tik vervolgens op de knop Opslaan.
U kunt de nieuwe e-mails ook opslaan in eerder gemaakte PDF-bestanden door de “Toevoegen aan bestaande PDF” te kiezen in de weergegeven vervolgkeuzelijst. Het stelt u ook in staat om Automatic Archival in te stellen, dat automatisch een e-mail opslaat als PDF-formaat wanneer er een nieuwe e-mail wordt aangemaakt. Op deze manier wordt het proces veel eenvoudiger en automatischer uit te voeren. Hierna hebt u eenvoudig toegang tot Outlook-e-mailbestanden in de vorm van de PDF.
Maar als u zich Adobe Acrobat Pro DC niet kunt veroorloven, hoeft u zich geen zorgen te maken, we hebben een andere methode om PST naar PDF-formaat te converteren.
Methode 2. Met Microsoft Afdrukken naar PDF:-
Als u Windows gebruikt en met Outlook 2016 of latere versies werkt. Vervolgens kunt u PST-e-mails naar PDF converteren met Microsoft Print to PDF-optie. Het enige dat u hoeft te doen, is Microsoft Print naar PDF activeren en vervolgens Outlook PST-e-mail als PDF converteren.
1. Doorloop deze stappen zorgvuldig om PST naar PDF te converteren met MS Print To PDF:
2. Ga naar Outlook, kies de e-mails in PST-bestand die nodig zijn om te converteren.
3. Druk op het tabblad Bestand van het lint en klik op de knop Afdrukken.
4. Kies Printer en druk op Microsoft Afdrukken naar PDF in de vervolgkeuzelijst.
5. Druk nu op de knop Afdrukken.
6. Voer op het tabblad Opslaan de opslaglocatie en bestandsnaam in.
7. Druk vervolgens op de knop Opslaan.
8. Het bestand wordt opgeslagen op de gedefinieerde locatie.
Conclusie
Hier hebben we verschillende manieren besproken die zullen helpen bij de conversie van PST naar PDF met zowel handmatige als geautomatiseerde oplossingen. U kunt de handmatige methode gebruiken als u een technische gebruiker bent. Zo niet, dan kunt u kiezen voor een geautomatiseerde oplossing.