PST é o formato de arquivo mais favorável do MS Outlook usado para armazenar e-mails junto com os anexos, como calendários, diários, etc. Mas ainda assim os usuários encontram uma situação em que precisam converter o formato PST para PDF. Porque o PDF é um dos formatos de arquivo mais usados e confortáveis para armazenar dados ou arquivos. O formato PDF permite que seus usuários compartilhem e acessem dados de forma fácil e segura. Os arquivos PDF podem ser protegidos com senhas para restringir o acesso. Os e-mails do Outlook ficam inacessíveis se os usuários não tiverem o Outlook em seus sistemas.
Arquivos PDF são movidos facilmente Arquivos PST não podem ser movidos tão facilmente. É sempre recomendável armazenar todo o correio eletrônico em um só lugar. Assim, você pode acessá-los rapidamente sempre que necessário. Mas quando você salva todo o correio eletrônico ou informações em um local, torna-se difícil gerenciá-los quando os formatos de arquivo são diferentes. E, portanto, você precisa exportar e-mail PST para PDF. Vamos começar entendendo o motivo de exportar PST para PDF.
Por que precisamos converter arquivos PST para PDF?
Existem inúmeras razões devido à necessidade de converter o email PST do Outlook como formato PDF. Algumas das razões são dadas abaixo: –
* Os usuários não podem acessar arquivos PST sem o Outlook.
* Os arquivos PDF são portáteis por natureza e podem facilmente mover os dados, enquanto o arquivo PST não pode fazer o mesmo.
* Os arquivos PDF não dependem da plataforma e podem ser acessados, mas os arquivos PST dependem da plataforma.
* Você pode criptografar arquivos PDF para proteger seus dados.
* Outros produtos do Microsoft Office oferecem um recurso para salvar os dados do arquivo em um arquivo PDF, mas no Outlook você não tem permissão para salvar dados como formatos PDF.
Abordagem automatizada para converter PST em PDF
A abordagem automatizada significa usar soluções profissionais, ou seja, ferramentas comerciais ou automatizadas. Um desses utilitários é o Advik PST to PDF Converter, que converte e-mails PST em PDF sem consumir tempo e esforço extra. Você só precisa adicionar o arquivo PST a ele e ele criará automaticamente todos os e-mails do Outlook como arquivos PDF. E esta ferramenta não lhe custa muito e este software é compatível com todas as versões do Windows e versões do Outlook.
As etapas para converter PST em PDF são;
Etapa 1. Execute o Advik PST to PDF Converter em seu sistema.
Etapa 2. Adicione o arquivo PST ou selecione a conta do Outlook configurada.
Etapa 3. Selecione a pasta Caixa de correio que deseja converter.
Etapa 4. Selecione PDF como uma opção de salvamento.
Etapa 5. Clique no botão Converter.
Truques manuais para converter e-mail do Outlook PST em PDF:
Como discutimos acima, o Outlook não permite que você salve seus dados como PDF. E você é obrigado a converter o formato de arquivo PST do Outlook para PDF. Aqui, os dois melhores métodos mais fáceis são discutidos abaixo para exportar PST para PDF: –
Método1 – Com Adobe Acrobat Pro DC:-
Adobe Acrobat é o melhor aplicativo para exportar e-mail do Microsoft Outlook como PDF. Mas você precisa pagar uma quantia alta para usá-lo. Se você puder pagar pelo Acrobat, ele servirá como um plug-in para o Outlook que será usado posteriormente para salvar e-mails em formato PDF. Para fazer isso, você obtém algumas opções adicionais para obter o PDF.
Siga as etapas listadas abaixo para converter PST com a guia Adobe PDF no Outlook:-
1. Visualize o Outlook e toque na guia Adobe PDF na faixa de opções.
2. Escolha os e-mails necessários para converter.
3. Toque em Mensagens selecionadas na guia Adobe PDF.
4. Escolha Criar um novo PDF no menu suspenso exibido.
5. Uma nova guia de salvamento será exibida
6. Escolha o local de salvamento e dê um nome ao arquivo PDF, depois toque no botão Salvar.
Você também pode salvar os novos e-mails em arquivos PDF criados anteriormente escolhendo “Anexar ao PDF existente” no menu suspenso exibido. Ele também permite configurar o Arquivamento Automático, que salva automaticamente um e-mail no formato PDF sempre que um novo e-mail é criado. Desta forma o processo torna-se muito mais fácil e automático de realizar. Depois disso, você pode acessar facilmente os arquivos de e-mail do Outlook na forma de PDF.
Mas se você não puder pagar o Adobe Acrobat Pro DC, não se preocupe, temos outro método para converter o formato PST para PDF.
Método 2. Com o Microsoft Print to PDF:-
Se você estiver usando o Windows e trabalhando no Outlook 2016 ou versões posteriores. Em seguida, você pode converter e-mails PST em PDF com a opção Microsoft Print to PDF. Tudo o que você precisa fazer é ativar o Microsoft Print para PDF e, em seguida, converter o e-mail PST do Outlook como PDF.
1. Siga estas etapas com cuidado para converter PST em PDF com o MS Print To PDF:
2. Vá para o Outlook, escolha os e-mails no arquivo PST necessários para converter.
3. Pressione a guia Arquivo na faixa de opções e clique no botão Imprimir.
4. Escolha Impressora e pressione Microsoft Print to PDF no menu suspenso.
5. Agora, pressione o botão Imprimir.
6. Na guia de salvamento, insira o local de salvamento e o nome do arquivo.
7. Em seguida, pressione o botão Salvar.
8. O arquivo será salvo no local definido.
Conclusão
Aqui discutimos várias maneiras que ajudarão na conversão de PST em PDF com soluções manuais e automatizadas. Você pode usar o método manual se for um usuário técnico. Se não, então você pode ir com uma solução automatizada.