Para um usuário que trabalha em uma organização, há uma série de e-mails que são redigidos e recebidos ao longo do dia. Esses e-mails contêm os dados mais importantes que precisam ser extraídos para fins oficiais. Portanto, ele precisa ser salvo em uma pasta pessoal que permite um fácil acesso aos dados em caso de falta de acesso à Internet ou quando a conectividade do servidor é lenta. Portanto, é importante exportar a caixa de correio do Office 365 para o arquivo PST, de modo que os dados possam ser usados para backup se ocorrer algum erro no futuro. Isso pode ser feito usando o método manual ou o método automatizado. Neste blog, vou descrever os 3 métodos para exportar a caixa de correio do Office 365 para PST usando a ferramenta de exportação eDiscovery, comandos do PowerShell e a ferramenta de exportação do Office 365.

3 maneiras de exportar caixa de correio do Office 365 para PST rapidamente

No método manual, ele oferece duas abordagens para exportar emails do Office 365 em arquivo PST usando a ferramenta de exportação eDiscovery e o método PowerShell.

A abordagem automática requer que você baixe a ferramenta de backup do Office 365, que permite baixar facilmente o backup de e-mails do Office 365 em PST e outros formatos. Clique no botão abaixo para baixar a demonstração gratuita do software.

Método 1: Exportar PST do Office 365 por meio do método de descoberta eletrônica

Etapa 1. Em primeiro lugar, faça login no Exchange Admin Center usando as credenciais da conta do Office 365.
Etapa 2. Em seguida, selecione Permissões >> Funções de administrador >> Gerenciamento de descoberta >> Exportação de importação de caixa de correio e clique em Salvar.
Etapa 3. Em seguida, selecione Gerenciamento de conformidade e clique em eDiscovery in-loco e reter >> Novo (+).
Etapa 4. No assistente de descoberta eletrônica e espera no local, insira o Nome e a Descrição e clique em Avançar.
Etapa 5. Agora, para exportar o PST do Office 365, escolha a opção de caixas de correio desejada.
Etapa 6. No assistente de consulta de pesquisa, selecione os filtros necessários e clique no botão Avançar.
Etapa 7. Nas configurações de retenção no local, mencione o número de dias para os itens de dados serem preservados, antes de serem excluídos do servidor.
Etapa 8. Em seguida, clique em Concluir para exportar e-mails do Office 365 para o arquivo PST.
Etapa 9. Depois disso, todas as pesquisas geradas são listadas. Em seguida, clique em Visualizar resultados da pesquisa.
Etapa 10. Depois disso, clique em Download para exportar os arquivos PST para o PC de mesa.
Etapa 11. Agora, execute o aviso de segurança quando a caixa de diálogo for exibida.
Etapa 12. Na caixa de diálogo Ferramenta de exportação PST do eDiscovery, selecione o local desejado no qual o arquivo PST exportado será salvo.
Etapa 13. Em seguida, clique em Iniciar para iniciar o processo, ou seja, para exportar a caixa de correio do Office 365 para PST.
Etapa 14. Agora, insira as credenciais da conta do Office 365 e clique em OK.
Etapa 15. Após a conclusão bem-sucedida do processo, clique no botão Fechar.

Limitações

• Devido às suas etapas demoradas, os usuários ingênuos não conseguem adotar esse método.
• Leva mais tempo, pois todas as etapas precisam ser realizadas pelo usuário.
• Este método não permite uma opção de exportação seletiva para os itens de dados.
• Deve ser tecnicamente forte para exportar arquivos PST da conta do Office 365.

Método 2: Exportar caixa de correio do Office 365 para PST por meio do método PowerShell

Etapa 1: Estabeleça a conexão usando o MS Exchange Server usando Powershell

> Para iniciar o processo de exportação de PST do Office 365, execute o comando abaixo no PowerShell,

“$UserCredential = Get-Credential”

> Neste, insira as credenciais da conta do Office 365, incluindo nome de usuário e senha, que é mencionado no assistente de solicitação de credencial do Windows PowerShell

> Agora, execute o comando mencionado abaixo
“$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection”

> Depois disso, execute o seguinte comando,
“Import-PSSession $Session”

Etapa 2: conceder direito de acesso à caixa de correio para exportação via PowerShell

> Este exemplo fornecerá email@domain.com acesso total à caixa de correio new-email@domain.com:

“Add-MailboxPermission – User email@domain.com -Identity new-email@domain.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All”.

Etapa 3: Abra o MS Outlook para uma nova conta

> Agora, você precisa abrir o Outlook como new-email@domain.com e garantir que email@domain.com esteja disponível na caixa de correio no painel esquerdo. Às vezes, a permissão leva segundos ou até minutos para ser aplicada.

Etapa 4: verificar as definições de configuração

> Agora, verifique se o Outlook está pronto para ser configurado para baixar todos os e-mails dentro do tempo limitado.

> Clique no menu Arquivo e selecione a página Informações >> Configurações da conta.

> Em seguida, clique em Configurações da conta novamente e selecione a conta.

> Clique no botão Alterar e certifique-se de que a opção Usar Modo Cache do Exchange esteja habilitada.

Etapa 5: Exportar caixa de correio para PST por meio do assistente de importação / exportação

> Inicie o assistente Import / Export para exportar email@domain.com para o arquivo PST. Para isso, clique no menu Arquivo >> Abrir e Exportar >> opção Importar / Exportar.

> Selecione Exportar para um arquivo nas opções de lista fornecidas e clique em Avançar.

> Depois disso, selecione a opção Arquivo de dados do Outlook (.pst) e clique em Avançar.

> Selecione email@domain.com na lista fornecida e clique em Avançar. Certifique-se de que a caixa de seleção Incluir subpastas esteja ativada.

> Mencione um novo nome para o arquivo e um local de armazenamento para armazenar o arquivo PST, ou seja, c: \ tmp \ outlook-archive- email@domain.com -20160209.pst.

> Na seção Opção, selecione a opção Não exportar itens duplicados ou Substituir duplicatas por itens exportados e clique em Concluir para exportar a caixa de correio do Office 365 para o PST.

> Agora, digite a senha do arquivo PST, se necessário, senão deixe em branco se a política permitir e clique em OK.

> O MS Outlook permanecerá inoperante até que a exportação esteja em andamento. Assim, espere até que dê o controle para acessar o arquivo.

Etapa 6: Certifique-se de que o processo de exportação seja concluído

> Para verificar se o processo de exportação da caixa de correio do Office 365 foi concluído, verifique o tamanho da caixa de correio no servidor e compare-o com o tamanho do arquivo PST exportado. Para fazer o mesmo, siga as etapas abaixo,

> Em primeiro lugar, clique com o botão direito do mouse na caixa de correio no painel direito e selecione as opções de Propriedades do Arquivo de Dados.

> Vá para a guia Geral e clique no botão Tamanho da pasta.

> Agora, selecione a guia Server Data e observe o valor mencionado como Total size.

> Finalmente, verifique as propriedades do arquivo PST exportado. Certifique-se de que o tamanho deste arquivo seja comparável ao valor Tamanho total mencionado pelo Outlook.

Etapa 7: Quando o processo de exportação do Office 365 for concluído

> Depois de exportar com sucesso a caixa de correio do Office 365 para PST, você deve remover todas as permissões que foram concedidas inicialmente por meio do Powershell. Execute o comando abaixo para fazer o mesmo,

“Remove-MailboxPermission -User new-email@domain.com -Identity email@domain.com -AccessRights FullAccess”

Etapa 8: Saia da sessão do PowerShell

> Finalmente, a sessão Powershell precisa ser encerrada após as permissões serem removidas. Siga o comando abaixo para executar o mesmo,

“Remove-PSSession $Session”

Método 3: tente o método alternativo para exportar a caixa de correio do Office 365 para o PST

Um usuário pode exportar PST da conta do Office 365 de forma eficaz usando os métodos manuais que são claramente mencionados acima. Embora o método manual seja gratuito, ele não fornece uma solução completa para exportar a caixa de correio do Office 365 para um arquivo PST. Algumas das consequências associadas aos métodos manuais incluem perda de dados e corrupção de arquivos. Inconsistência no arquivo PST exportado, etc. Para resolver todas essas desvantagens, é recomendável usar a ferramenta de exportação de caixa de correio do Office 365.

Esta ferramenta é enriquecida com múltiplos recursos que proporcionam uma interface fácil a todos os seus usuários. Ele permite exportar caixas de correio do Office 365 em vários formatos de arquivo, como PST, EML, MSG.

As etapas para exportar caixas de correio do Office 365 para PST são:

Etapa 1: Faça login usando a conta de administrador / usuário do Office 365
Etapa 2: selecione a caixa de correio para exportar como PST
Etapa 3: Escolha PST como opções de salvamento
Etapa 4: Clique em Backup para iniciar o processo

Feito isso, é como você pode Exportar PST para o Office 365.

Conclusão

Pode-se exportar facilmente a caixa de correio do Office 365 para PST usando o método manual ou o método automatizado. Embora o método manual seja gratuito, ele oferece recursos limitados que não são muito confiáveis. Além disso, o uso do método manual pode levar a várias desvantagens mencionadas acima. Portanto, é aconselhável baixar e instalar a ferramenta de terceiros. É uma ferramenta profissional altamente exigente no mercado. É uma ferramenta eficaz para exportar a caixa de correio do Office 365 para PST e 2 outros formatos de arquivo. Além disso, essa ferramenta também é compatível com a versão mais recente do sistema operacional Windows, incluindo o Windows 10.