Bir kuruluşta çalışan bir kullanıcı için, gün boyunca hazırlanan ve alınan çok sayıda e-posta vardır. Bu e-postalar, resmi amaç için çıkarılması gereken en önemli verileri taşır. Bu nedenle, internet kaynağının zayıf olması veya sunucu bağlantısının yavaş olması durumunda verilere kolay erişim sağlayan kişisel bir klasöre kaydedilmesi gerekir. Bu nedenle, posta kutusunu Office 365’ten PST dosyasına aktarmak önemlidir, böylece gelecekte herhangi bir hata oluşursa veriler yedekleme için kullanılabilir. Bu, manuel yöntem veya otomatik yöntem kullanılarak yapılabilir. Bu blogda, eDiscovery dışa aktarma aracını, PowerShell komutlarını ve Office 365 Dışa Aktarma Aracını kullanarak Office 365 posta kutusunu PST’ye dışa aktarmanın 3 yöntemini anlatacağım.

Posta Kutusunu Office 365’ten PST’ye Hızlıca Aktarmanın 3 Yolu

Manuel yöntemde, e-Bulma dışa aktarma aracı ve PowerShell yöntemini kullanarak Office 365’ten PST dosyasında e-postaları dışa aktarmak için iki yaklaşım sunar.

Otomatik yaklaşım, Office 365 e-postalarının PST ve diğer biçimlerdeki yedeğini kolayca indirmenize olanak tanıyan Office 365 yedekleme aracını indirmenizi gerektirir. Yazılımın ücretsiz demosunu indirmek için aşağıdaki butona tıklayın.

Yöntem 1: PST’yi Office 365’ten eDiscovery Yöntemiyle Dışa Aktar

1. Adım Her şeyden önce, Office 365 hesabının kimlik bilgilerini kullanarak Exchange Yönetim Merkezi’ne giriş yapın.
2. Adım. Ardından İzinler >> Yönetici Rolleri >> Keşif Yönetimi >> Posta Kutusu İçe Aktarma Dışa Aktar’ı seçin ve Kaydet’i tıklayın.
3. Adım Ardından, Uyumluluk Yönetimi’ni seçin ve yerinde eKeşif ve beklet >> Yeni(+) seçeneğini tıklayın.
4. Adım Yerinde eKeşif ve bekletme sihirbazı altında, Ad ve Açıklama’yı girin ve İleri’yi tıklayın.
Adım 5. Şimdi, Office 365’ten PST’yi dışa aktarmak için istediğiniz Posta Kutuları seçeneğini belirleyin.
Adım 6. Arama Sorgusu sihirbazı altında, gerekli filtreleri seçin ve İleri düğmesini tıklayın.
Adım 7. Yerinde Tutma Ayarlarında, sunucudan silinmeden önce veri öğelerinin korunacağı gün sayısını belirtin.
Adım 8. Ardından, Office 365 e-postalarını PST dosyasına aktarmak için Bitir’i tıklayın.
Adım 9. Bundan sonra, oluşturulan tüm arama listelenir. Ardından, Arama sonuçlarını önizle’yi tıklayın.
10. Adım. Bundan sonra, PST dosyalarını masaüstü bilgisayara aktarmak için İndir’i tıklayın.
Adım 11. Şimdi, iletişim kutusu görüntülendiğinde güvenlik uyarısını çalıştırın.
12. Adım. eDiscovery PST Dışa Aktarma Aracı iletişim kutusundan, dışa aktarılan PST dosyasının kaydedileceği istenen konumu seçin.
13. Adım. Ardından, Office 365 posta kutusunu PST’ye dışa aktarmak için işlemi başlatmak için Başlat’ı tıklayın.
14. Adım. Şimdi, Office 365 hesabının kimlik bilgilerini girin ve Tamam’ı tıklayın.
15. Adım. İşlemi başarıyla tamamladıktan sonra Kapat düğmesini tıklayın.

Sınırlamalar

• Uzun adımları nedeniyle, saf kullanıcılar bu yöntemi benimsemez.
• Tüm adımların kullanıcı tarafından gerçekleştirilmesi gerektiğinden daha fazla zaman alır.
• Bu yöntem, veri öğeleri için seçici bir dışa aktarma seçeneğine izin vermez.
• PST dosyalarını Office 365 hesabından dışa aktarmak için teknik olarak güçlü olmalıdır.

Yöntem 2: Posta Kutusunu Office 365’ten PowerShell Yöntemiyle PST’ye Aktarın

1. Adım: Powershell kullanarak MS Exchange Server kullanarak Bağlantı Kurun

> Office 365’ten PST’yi dışa aktarma işlemini başlatmak için PowerShell’de aşağıdaki komutu çalıştırın,

“$UserCredential = Get-Credential”

> Buna Windows PowerShell Kimlik Bilgileri İsteği sihirbazı altında belirtilen kullanıcı adı ve şifre dahil olmak üzere Office 365 hesabının kimlik bilgilerini girin.

> Şimdi, aşağıda belirtilen komutu çalıştırın
“$Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic –AllowRedirection”

> Bundan sonra aşağıdaki komutu çalıştırın,
“Import-PSSession $Session”

2. Adım: Powershell Üzerinden Dışa Aktarmak için Posta Kutusuna Erişim Hakkı Verin

> Bu örnek, email@domain.com’un yeni-email@domain.com posta kutusuna tam erişimini sağlayacaktır:

“Add-MailboxPermission – User email@domain.com -Identity new-email@domain.com -AccessRights FullAccess -InheritanceType All”.

3. Adım: Yeni Bir Hesap için MS Outlook’u açın

> Şimdi, Outlook’u new-email@domain.com olarak açmanız ve sol bölmedeki posta kutusunda email@domain.com’un mevcut olduğundan emin olmanız gerekir. Bazen, iznin uygulanması saniyeler hatta dakikalar alır.

4. Adım: Yapılandırma Ayarlarını Kontrol Edin

> Şimdi, Outlook’un sınırlı bir süre içinde tüm e-postaları indirmek için yapılandırılmaya hazır olup olmadığını kontrol edin.

>Dosya menüsüne tıklayın ve Bilgi sayfasını seçin >> Hesap Ayarları.

> Ardından tekrar Hesap Ayarları’na tıklayın ve hesabı seçin.

> Değiştir düğmesini tıklayın ve Önbelleğe Alınmış Exchange Modunu Kullan seçeneğinin etkinleştirildiğinden emin olun.

Adım 5: Posta Kutusunu İçe/Dışa Aktarma Sihirbazı aracılığıyla PST’ye Aktarın

> email@domain.com’u PST dosyasına aktarmak için İçe/Dışa Aktar sihirbazını başlatın. Bunun için Dosya menüsü >> Aç ve Dışa Aktar >> İçe/Dışa Aktar seçeneğine tıklayın.

> Verilen liste seçeneklerinden Bir dosyaya aktar’ı seçin ve İleri’ye tıklayın.

> Bundan sonra, Outlook Veri dosyası (.pst) seçeneğini seçin ve İleri’ye tıklayın.

> Verilen listeden email@domain.com’u seçin ve İleri’ye tıklayın. Alt Klasörleri Dahil Et onay kutusunun etkinleştirildiğinden emin olun.

> Dosyaya yeni bir ad ve PST dosyasını depolamak için bir depolama konumundan bahsedin, yani c:\tmp\outlook-archive- email@domain.com -20160209.pst.

> Seçenek bölümünde, Yinelenen öğeleri dışa aktarma veya Yinelenen öğeleri dışa aktarılan öğelerle değiştir seçeneğini belirleyin ve posta kutusunu Office 365’ten PST’ye aktarmak için Bitir’e tıklayın.

> Şimdi, gerekirse PST dosyası için şifreyi girin, aksi takdirde politika izin veriyorsa boş bırakın ve Tamam’ı tıklayın.

> MS Outlook, dışa aktarma işlemi devam edene kadar çalışmayacaktır. Bu nedenle, dosyaya erişim kontrolü verene kadar bekleyin.

Adım 6: Dışa Aktarma İşleminin Tamamlandığından Emin Olun

> Office 365 posta kutusu dışa aktarma işleminin tamamlandığını doğrulamak için Sunucudaki posta kutusu boyutunu kontrol edin ve dışa aktarılan PST dosya boyutuyla karşılaştırın. Aynısını yapmak için aşağıdaki adımları izleyin,

> İlk olarak, sağ bölmeden posta kutusuna sağ tıklayın ve Veri Dosyası Özellikleri seçeneklerini seçin.

> Genel sekmesine gidin ve Klasör boyutu düğmesine tıklayın.

> Şimdi, Sunucu Verileri sekmesini seçin ve Toplam boyut olarak belirtilen değeri not edin.

> Son olarak, dışa aktarılan PST dosyasının özelliklerini kontrol edin. Bu dosyanın boyutunun Outlook tarafından belirtilen Toplam Boyut değeriyle karşılaştırılabilir olduğundan emin olun.

7. Adım: Office 365 Dışa Aktarma İşlemi Tamamlandığında

> Office 365 posta kutusunu PST’ye başarıyla aktardıktan sonra, başlangıçta Powershell aracılığıyla verilen tüm izinleri kaldırmanız gerekir. Aynısını yapmak için aşağıdaki komutu çalıştırın,

“Remove-MailboxPermission -User new-email@domain.com -Identity email@domain.com -AccessRights FullAccess”

8. Adım: PowerShell Oturumundan Çıkın

> Son olarak, izinler kaldırıldıktan sonra Powershell oturumunun kapatılması gerekir. Aynı yürütmek için aşağıdaki komutu izleyin,

“Remove-PSSession $Session”

Yöntem 3: Posta Kutusunu Office 365’ten PST’ye Dışa Aktarmak için Alternatif Yöntemi Deneyin

Bir kullanıcı, yukarıda açıkça belirtilen manuel yöntemleri kullanarak Office 365 hesabından PST’yi etkin bir şekilde dışa aktarabilir. Manuel yöntem ücretsiz olsa da, Office 365 posta kutusunu PST dosyasına aktarmak için eksiksiz bir çözüm sağlamaz. Manuel yöntemlerle ilişkili sonuçlardan bazıları veri kaybı, dosya bozulmasını içerir. Dışa aktarılan PST dosyasındaki tutarsızlık vb. Tüm bu olumsuzlukları gidermek için Office 365 posta kutusu dışa aktarma aracının kullanılması önerilir.

Bu araç, tüm kullanıcılarına kolay bir arayüz sağlayan birçok özellikle zenginleştirilmiştir. Office 365 posta kutularının PST, EML, MSG gibi birden çok dosya biçimine aktarılmasına olanak tanır.

Posta Kutularını Office 365’ten PST’ye Aktarma Adımları şunlardır:

Adım 1: Office 365 Yönetici/Kullanıcı hesabını kullanarak oturum açın
2. Adım: PST olarak dışa aktarılacak posta kutusunu seçin
3. Adım: Kaydetme Seçenekleri olarak PST’yi seçin
Adım 4: İşlemi başlatmak için Yedekle’yi tıklayın

PST’yi Office 365’e bu şekilde dışa aktarabilirsiniz.

Sonuç

Posta kutusu, manuel yöntem veya otomatik yöntem kullanılarak Office 365’ten PST’ye kolayca aktarılabilir. Manuel yöntem ücretsiz olsa da, pek güvenilir olmayan sınırlı özellikler sunar. Ayrıca manuel yöntemin kullanılması yukarıda bahsedilen çeşitli dezavantajlara yol açabilir. Bu nedenle, üçüncü taraf aracını indirip kurmanız önerilir. Piyasada oldukça talep gören profesyonel bir araçtır. Office 365 posta kutusunu PST’ye ve diğer 2 dosya biçimine dışa aktarmak için etkili bir araçtır. Ayrıca bu araç, Windows 10 dahil olmak üzere Windows işletim sisteminin en son sürümüyle de uyumludur.