PST, E-postaları takvimler, dergiler vb. gibi eklerle birlikte depolamak için kullanılan MS Outlook’un en uygun dosya biçimidir. Ancak yine de kullanıcılar, PST’yi PDF biçimine dönüştürmeleri gereken bir durumla karşı karşıyadır. Çünkü PDF, veri veya dosyaları depolamak için en çok kullanılan ve rahat dosya formatlarından biridir. PDF formatı, kullanıcılarının verileri kolayca ve güvenli bir şekilde paylaşmasına ve erişmesine olanak tanır. PDF dosyaları, erişimi kısıtlamak için parolalarla güvence altına alınabilir. Kullanıcıların sistemlerinde Outlook yoksa Outlook e-postalarına erişilemez hale gelir.
PDF dosyaları kolayca taşınır PST dosyaları bu kadar kolay taşınamaz. Tüm elektronik postaların tek bir yerde saklanması her zaman önerilir. Böylece, ihtiyaç duyduğunuz her an onlara hızlı bir şekilde erişebilirsiniz. Ancak tüm elektronik postaları veya bilgileri bir yere kaydettiğinizde, dosya formatları farklı olduğunda bunları yönetmek zorlaşır. Bu nedenle, PST E-postasını PDF’ye dışa aktarmanız gerekir. PST’yi PDF’ye dışa aktarma nedenini anlamakla başlayalım.
Neden PST’yi PDF Dosyalarına Dönüştürmemiz Gerekiyor?
Outlook PST E-postasını PDF formatına dönüştürme ihtiyacının sayısız nedeni vardır. Nedenlerden bazıları aşağıda verilmiştir: –
* Kullanıcılar Outlook olmadan PST dosyalarına erişemez.
* PDF dosyaları doğası gereği taşınabilirdir ve verileri kolayca taşıyabilirken PST dosyası aynı şeyi yapamaz.
* PDF dosyaları platforma bağlı değildir ve erişilebilir ancak PST dosyaları platforma bağlıdır.
* Verilerinizi korumak için PDF dosyalarını şifreleyebilirsiniz.
* Diğer Microsoft Office ürünleri, dosya verilerini bir PDF dosyasına kaydetme özelliği sunar, ancak Outlook’ta verileri PDF biçimleri olarak kaydetmenize izin verilmez.
PST’yi PDF’ye Dönüştürmek için Otomatik Yaklaşım
Otomatik yaklaşım, profesyonel çözümlerin, yani ticari veya otomatik araçların kullanılması anlamına gelir. Böyle bir yardımcı program, fazladan zaman ve çaba harcamadan PST e-postalarını PDF’ye dönüştüren Advik PST to PDF Converter’dır. PST dosyasını buna eklemeniz yeterlidir ve tüm görünüm e-postalarını otomatik olarak PDF dosyaları olarak oluşturur. Ve bu araç size yüksek bir maliyet getirmez ve bu yazılım tüm Windows sürümleri ve görünüm sürümleriyle uyumludur.
PST’yi PDF’ye dönüştürme adımları şunlardır;
1. Adım Sisteminizde Advik PST to PDF Converter’ı çalıştırın.
2. Adım. PST dosyası ekleyin veya Yapılandırılmış Outlook Hesabı’nı seçin.
3. Adım Dönüştürmek istediğiniz Posta Kutusu klasörünü seçin.
Adım 4. Kaydetme Seçeneği olarak PDF’yi seçin.
5. Adım Dönüştür Düğmesini tıklayın.
Outlook PST e-postasını PDF Olarak Dönüştürmek için Manuel Püf Noktaları:
Yukarıda tartıştığımız gibi, Outlook verilerinizi PDF olarak kaydetmenize izin vermez. Ve Outlook PST’yi PDF dosya biçimine dönüştürmeniz gerekiyor. Burada, PST’yi PDF’ye dışa aktarmak için en kolay iki yöntem aşağıda tartışılmaktadır: –
Yöntem1 – Adobe Acrobat Pro DC ile:-
Adobe Acrobat, Microsoft Outlook E-postasını PDF olarak dışa aktarmak için en iyi uygulamadır. Ancak kullanmak için yüksek bir miktar ödemeniz gerekiyor. Acrobat’ı karşılayabiliyorsanız, daha sonra e-postaları PDF formatında kaydetmek için kullanılan bir Outlook eklentisi olarak hizmet eder. Bunu yapmak için, PDF’yi almak için bazı ek seçenekler elde edersiniz.
Outlook’ta Adobe PDF sekmesi ile PST’yi dönüştürmek için aşağıda listelenen adımları izleyin: –
1. Outlook’u görüntüleyin ve şeritteki Adobe PDF sekmesine dokunun.
2. Dönüştürülecek gerekli e-postaları seçin.
3. Adobe PDF sekmesindeki Seçili Mesajlar’a dokunun.
4. Görüntülenen açılır menüden Yeni PDF Oluştur’u seçin.
5. Yeni bir kaydetme sekmesi görüntülenecektir
6. Kaydetme konumunu seçin ve PDF dosyasına bir ad verin, ardından Kaydet düğmesine dokunun.
Görüntülenen açılır menüden “Mevcut PDF’ye Ekle”yi seçerek yeni e-postaları önceden oluşturulmuş PDF dosyalarına da kaydedebilirsiniz. Ayrıca, yeni bir e-posta oluşturulduğunda bir e-postayı otomatik olarak PDF biçiminde kaydeden Otomatik Arşivlemeyi ayarlamanıza olanak tanır. Bu şekilde işlemin gerçekleştirilmesi çok daha kolay ve otomatik hale gelir. Bundan sonra, Outlook e-posta dosyalarına PDF biçiminde kolayca erişebilirsiniz.
Ancak Adobe Acrobat Pro DC’yi karşılayamıyorsanız, endişelenmeyin, PST’yi PDF formatına dönüştürmek için başka bir yöntemimiz var.
Yöntem 2. Microsoft Print to PDF ile:-
Windows kullanıyorsanız ve Outlook 2016 veya sonraki sürümlerde çalışıyorsanız. Ardından, Microsoft Print to PDF Seçeneği ile PST E-postalarını PDF’ye dönüştürebilirsiniz. Tek yapmanız gereken Microsoft Print to PDF’yi etkinleştirmek ve ardından Outlook PST Email’i PDF olarak dönüştürmek.
1. MS Print To PDF ile PST’yi PDF’ye dönüştürmek için bu adımları dikkatlice izleyin:
2. Outlook’a gidin, dönüştürmek için gereken PST Dosyasındaki e-postaları seçin.
3. Şeritten Dosya sekmesine basın ve Yazdır düğmesine tıklayın.
4. Yazıcı’yı seçin ve açılır menüden Microsoft Print to PDF’ye basın.
5. Şimdi Yazdır düğmesine basın.
6. Kaydetme sekmesinde, kaydetme konumunu ve dosya adını girin.
7. Ardından Kaydet düğmesine basın.
8. Dosya tanımlanan konuma kaydedilecektir.
Sonuç
Burada, manuel ve otomatik çözümlerle PST’nin PDF’ye dönüştürülmesine yardımcı olacak çeşitli yolları tartıştık. Teknik bir kullanıcıysanız manuel yöntemle gidebilirsiniz. Değilse, otomatik bir çözümle gidebilirsiniz.